商務(wù)寫作力升級：提升競爭力的有效方法

第1章 如何寫出具有說服力的商務(wù)文件
寫出具有說服力的商務(wù)文件是你在商界走向成功的關(guān)鍵所在。因?yàn)榫哂姓f服力的商務(wù)文件能夠讓你擁有競爭優(yōu)勢，讓你突出自己的業(yè)務(wù)相關(guān)性；另外，它還會幫你保住工作崗位，加強(qiáng)你與客戶之間的聯(lián)系，讓你贏得更多業(yè)務(wù)。
1．組織好語言，讓自己說話的重點(diǎn)清晰明了
2．商務(wù)文件中僅包含相關(guān)內(nèi)容
第2章 如何讓讀者真正閱讀你的商務(wù)文件，并做出回應(yīng)
你能為讀者提高生產(chǎn)率嗎？你能幫忙讀者以最快的速度獲得文件中的關(guān)鍵信息嗎？你能--如果利用“可視化工具”就可以讓你的信息立刻顯而易見。
1．使用充實(shí)的“切記”內(nèi)容
2．使用標(biāo)題和副標(biāo)題，讓自己的邏輯和想法一目了然
3．使用多種字體強(qiáng)調(diào)關(guān)鍵點(diǎn)
4．使用項(xiàng)目符號和編號突出重要信息
5．使用圖形和表格表達(dá)復(fù)雜的金融和技術(shù)資料
第3章 如何把文章寫得簡明扼要
回想一下那些給你的報告作修改、添加內(nèi)容的經(jīng)理，是不是每隔一句話，就有這樣的短語--“注意重點(diǎn)”。
1．寫作之前先思考并做好計(jì)劃
2．措辭簡要
3．去掉陳詞濫調(diào)和重復(fù)的內(nèi)容
4．使用主動句（“把”字句）
5．把句子長度控制在15～28個字
第4章 如何運(yùn)用適當(dāng)?shù)膶懽黠L(fēng)格
把復(fù)雜觀點(diǎn)轉(zhuǎn)換成簡單想法可以讓你把文中的信息闡述得清晰明了，這就暗示著你是一個誠實(shí)且坦率的人，你對自己的立場和判斷信心十足，這樣能夠引起讀者對你的信任。
1．運(yùn)用適當(dāng)寫作風(fēng)格的關(guān)鍵原則
2．使用能夠讓讀者理解的語言來增加文章的說服力
3．用更多的代詞增強(qiáng)自己與讀者之間的聯(lián)系
第5章 如何用敘述方式引導(dǎo)自己寫作
讓你的敘述方式引導(dǎo)你選擇寫作用語。這種寫作方式不同于你用說話的方式去寫作。但是，這種寫作方法和策略允許你的耳朵告訴你在頁面上如何選詞造句。
第6章 如何讓文章行文流暢
記住使文章行文流暢的方法和策略，你就會不由自主地寫出平穩(wěn)流暢、表達(dá)清晰的文章，幫你勢不可當(dāng)?shù)貏倮殹?br /> 1．讓句子的平均長度保持在15～28個字
2．把主語和動詞放到前面
3．利用新舊信息流來增強(qiáng)觀點(diǎn)之間的聯(lián)系
第7章 如何讓商務(wù)寫作更加具有創(chuàng)造力
如果你把自己的創(chuàng)造力融入工作中，想方設(shè)法地去想一些能夠把自己的意思更加清楚地表達(dá)出來的新方法，你就可能成為大家學(xué)習(xí)的榜樣。如果你這樣做，無論你寫什么，別人都會讀完并理解你所表達(dá)的意思。
第8章 如何確定是否需要創(chuàng)建一個正式的大綱
也許你認(rèn)為自己需要一個大綱，因?yàn)槟阆裎覀兇蠖鄶?shù)人一樣，都是從那些自己都不會寫作的人那里學(xué)習(xí)的寫作。事實(shí)可能正與你在讀初中時所學(xué)的如何寫作相反，因?yàn)槟憧梢栽跊]有大綱的情況下就開始寫作。
第9章 如何有計(jì)劃地開始商務(wù)寫作
本章教給你的策略會使你不用再久坐于計(jì)算機(jī)屏幕前，還會讓你的思維邏輯清晰明了、文思泉涌，讓你輕松地用指尖在鍵盤上敲出自己想要的文章。
1．列出關(guān)鍵點(diǎn)，并為其排序
2．使用工作規(guī)劃表
3．使用模板提高效率和生產(chǎn)力
4．查看其他人已經(jīng)寫出的類似文件
5．與朋友討論
第10章 如何為高層管理者撰文
不管你現(xiàn)在寫的是一封電子郵件，還是一份較長的文件，甚至是政治色彩濃厚的報告，你都可以寫得非常好，你會讓高層管理者以平靜且尊敬的語氣談?wù)撃愕哪芰Α?br /> 1．從最重要的信息開始寫
2．區(qū)分切題與不切題的詳細(xì)資料
3．請高層管理者確定對復(fù)雜文件的具體期望
4．查閱類似文件的范文
5．從為同一高層管理者撰文的其他作者處尋求反饋信息
6．段落不要過長
7．避免寫作風(fēng)格方面最致命的錯誤：過于非正式或過于
正式，過度使用法律術(shù)語，過于冗長
8．只要有可能就去重新閱讀以前文件被修正或改變過的地
方，了解高層管理者的喜好及其所關(guān)注之事
9．小心謹(jǐn)慎地選擇是否要跟高層管理者爭辯
10．不要想當(dāng)然地認(rèn)為高層管理者沒有向你反饋信息，就是
他們非常喜歡你的文章
第11章 如何分享技術(shù)資料
本章講述的方法，使你既可以幫助對技術(shù)有些了解的讀者，又能使外行讀者不用絞盡腦汁便能理解你在技術(shù)類文件中所講解的技術(shù)。
1．使用格式化工具讓讀者迅速了解你的文章要點(diǎn)
2．使用普遍都知道的語言，對你必須使用的技術(shù)術(shù)語
做好解釋
3．從你們的技術(shù)解決方案能給讀者帶來的收益開始寫
4．使用主動句
5．組織好文章的內(nèi)容，以便能讓內(nèi)行和外行讀者都看得懂
第12章 如何撰寫規(guī)章、程序
幫助他人在較少時間內(nèi)以較低的錯誤率完成工作的同時，你也是在幫助自己的公司實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。
1．確定規(guī)章、程序的總體目標(biāo)
2．用數(shù)字編號、項(xiàng)目符號和粗體字列出每個主要措施和
所有分項(xiàng)措施
3．明確每條程序措施和步驟由誰來負(fù)責(zé)
4．用標(biāo)題和副標(biāo)題確定不同的程序和步驟措施
5．使用表格和圖形對某個過程或某套規(guī)章、程序進(jìn)行解釋
和說明
第13章 如何規(guī)避電子郵件中的風(fēng)險
永遠(yuǎn)都不要發(fā)送那些違反法律和職業(yè)道德的郵件：你要做的不是發(fā)送不良電子郵件，而是應(yīng)該保護(hù)你自己遠(yuǎn)離法律訴訟及其給你帶來的痛苦，使你遠(yuǎn)離因此招來的羞辱。
1．絕對不要發(fā)送那些如果你在報紙頭版上看到也會感覺不舒服
的信息
2．絕對不要發(fā)送你公司或收件人認(rèn)為敏感的信息
3．絕對不要發(fā)送或刪除那些關(guān)系到調(diào)查或即將發(fā)生調(diào)查
的電子郵件
4．絕對不要認(rèn)為你可以發(fā)送匿名電子郵件，哪怕只有十
億分之一秒這樣的想法也不行
第14章 如何傳達(dá)壞消息
雖然傳達(dá)壞消息或讓人失望的消息從來都不是一件易事，但是你的溝通可以幫助你提高顧客的忠誠度，并保住業(yè)務(wù)往來--顧客還可能會感激你帶來的消息，而不是憤怒和痛苦。
1．把消極問題轉(zhuǎn)化為機(jī)遇，以建立客戶的滿意度和忠誠度
2．勇于承認(rèn)自己的問題和錯誤
3．了解如何以及何時道歉會對你不利
第15章 如何為高層管理者撰寫財務(wù)文件
提高你行文的組織結(jié)構(gòu)和視覺安排能力，以便你把信貸事宜描述得清晰明了，讓人一目了然。
1．將分析報告的篇幅和交易風(fēng)險的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)相結(jié)合
2．在寫作之前草擬貸款的相關(guān)事宜，提高寫作效率
3．使用策略規(guī)劃組織關(guān)鍵的判斷和觀點(diǎn)，并在交易模板的
每個部分羅列支撐該觀點(diǎn)和判斷的詳細(xì)資料和信息
4．從最重要的信息開始寫，以增加文章的說服力
5．使用視覺策略讓重要、關(guān)鍵的主旨及重大的問題和爭論
點(diǎn)一目了然
6．僅包含相關(guān)的詳細(xì)資料，有助于讀者對交易的理解
7．刪除不必要的重復(fù)，減少讀者的閱讀時間
8．讓句子的平均長度保持在28個字以下，以此增加文章
的可讀性
9．使用較為簡單的詞語，讓句子更加容易理解
10．評估交易的整體質(zhì)量
11．在提交之前先作校對
第16章 如何寫出具有說服力的演示文稿
PPT是一個工具，可以明確清晰地組織內(nèi)容和寫作。與其讓PPT指導(dǎo)你，不如用這款工具讓客戶快速訪問關(guān)鍵信息，提高自己文章的說服力。
1．優(yōu)先組織和安排與客戶最相關(guān)的信息
2．使用標(biāo)題信息突出文章中的關(guān)鍵點(diǎn)
3．只包含與客戶或讀者的需求和目標(biāo)相關(guān)的信息
4．將你公司的優(yōu)勢與客戶需求連接起來
5．創(chuàng)建令人印象深刻的圖像報告
6．創(chuàng)建有效的演示文稿
第17章 如何撰寫成功的執(zhí)行摘要、銷售信函
及電子郵件
為了寫出能夠區(qū)分你和競爭對手，并增加自己勝算比率的執(zhí)行概要、銷售信函和電子郵件，你應(yīng)該著重組織安排和展示介紹，并寫出你能夠提供的價值和利益。
1．使用執(zhí)行概要突出提交建議的整體價值
2．在銷售信函和電子郵件中強(qiáng)調(diào)你能提供的利益
3．使用簡單易懂的語言與客戶聯(lián)系，增強(qiáng)說服力
4．改編曾經(jīng)發(fā)出的有效的銷售信函或電子郵件
5．為客戶設(shè)計(jì)可以讓他們瞬間讀取有用信息，并能夠
立刻采取行動的提案、銷售信函或電子郵件
第18章 如何寫感謝信或跟進(jìn)說明
一封小小的感謝信就可能會讓你花去半個下午的時間。當(dāng)然并不是只有你認(rèn)為寫出這些東西很難也很耗時，每個人都這樣。如果你想快速完成一封感謝信或后續(xù)跟進(jìn)郵件，這里有些小竅門會幫助你節(jié)省時間，并保持與客戶的聯(lián)系。
1．制定一個日常工作的習(xí)慣，讓撰寫感謝信和跟進(jìn)說明
成為你每天或每周工作的一部分
2．使用具體的細(xì)節(jié)信息，讓每位客戶都能感覺自己受到
了重視，避免發(fā)出內(nèi)容籠統(tǒng)的信件
3．展現(xiàn)自己良好的一面
第19章 如何撰寫能引起別人注意的簡歷和求職信
你的潛在雇主想要知道的是，你的技能會為他們帶來什么樣的好處。所以你要將陳述重心從自己的身上移開，展示你的才能將會如何給公司帶來利益。
1．簡歷
2．求職信
第20章 如何確定什么情況下不適合發(fā)送電子郵件
雖然電子郵件有其優(yōu)勢，如簡單容易、方便快捷，但是電子郵件還有其特有的缺點(diǎn)。事實(shí)上，當(dāng)它被濫用時，電子郵件就是行政上的炸彈，而其引起的“爆炸”會讓人們把你排除在可信任的范圍之外。
什么情況下不要發(fā)送電子郵件
第21章 如何從學(xué)術(shù)寫作飛躍到商務(wù)寫作
如果知道指導(dǎo)商務(wù)寫作的關(guān)鍵策略，你就能夠確保自己的作品表達(dá)出你的想法，而且你還會立刻在公司樹立起良好的形象。
1．以讀者需要的關(guān)鍵信息開頭，即使他們沒有閱讀整篇
文件或電子郵件也會了解其中的大概內(nèi)容
2．利用視覺工具提高文章說服力并減少讀者的閱讀時間
3．只包含讀者所必需的關(guān)鍵信息、行動、程序步驟和細(xì)節(jié)
4．寫作要有智慧和正確的意識
第22章 如何確保自己撰寫的文章是正確的
你要撰寫的東西是使客戶--內(nèi)部和外部的客戶都包括在內(nèi)--相信他們做出決定的正確性。把你當(dāng)成自己的讀者！
1．組織結(jié)構(gòu)
2．內(nèi)容
3．視覺上的排版安排
4．行文風(fēng)格