制訂項目管理手冊就是要建立支持現(xiàn)代項目管理的組織體系和運營環(huán)境,就是要借助體系化的項目管理理念、可視化的項目管理工具、動態(tài)化的過程控制方法以及程序化的項目作業(yè)流程,達到明晰項目過程、提供操作模板和指導(dǎo)、明確責任權(quán)利的目的。針對不同的項目制訂項目管理手冊,不僅可以為項目提供項目管理能力證明,而且是項目可操作的工作流程規(guī)范。
簡而言之,項目管理手冊可以為項目的成功實施奠定基礎(chǔ):規(guī)范并指導(dǎo)管理過程;為項目提供一致的項目管理方法,有助于項目間協(xié)調(diào),有助于資源調(diào)配和項目考核評價;通用的項目管理術(shù)語,通用的項目管理溝通語言,統(tǒng)一的過程、統(tǒng)一的術(shù)語定義……減少了溝通的復(fù)雜性,減少了由于缺乏對術(shù)語的理解而帶來的問題;方便新員工培訓(xùn),對新員工來說,項目管理手冊有助于其對項目整個過程的理解、對項目總體管理思路和要求的理解,并對其具體操作起到指導(dǎo)作用,是新員工盡快進入工作角色,提升工作效能的有效方法,對項目來說,因為新員工的操作很規(guī)范,從而避免了項目實施過程中潛在的風險;可展示的質(zhì)量保證,項目管理手冊是項目實踐的最佳依據(jù),是項目管理能力的體現(xiàn)。
3?實施階段及其管理工作
(1)階段概述。在完成了項目計劃工作以后,就可以開始實施項目了。在項目實施的過程中,必須采取各種方法對項目進行監(jiān)督,以確保項目管理者能夠及時了解項目的最新進展情況,以便及時發(fā)現(xiàn)問題并給予處理;另一方面,還需要采取各種手段進行多方面的項目調(diào)控,以保證項目實施的結(jié)果與項目計劃要求和目標一致。
項目實施階段是整個項目成果的形成階段,所以這一階段的交付物是有待交付的項目成果。視項目類型的不同,項目成果包括實物形態(tài)的成果,如建筑物等;也包括知識或技術(shù)形態(tài)的成果,如設(shè)計圖紙、專項報告等。
這一階段的主要任務(wù)是,以項目計劃為依據(jù),通過調(diào)配項目組織內(nèi)外的各種資源完成組成項目的各項活動,實現(xiàn)項目的成果性目標;并通過項目實施過程中的動態(tài)控制,實現(xiàn)項目在時間、費用、質(zhì)量等方面的約束性目標。
項目實施階段的管理特征如表2?9所示。表2?9實施階段的管理特征階段定義通常開始于項目計劃獲準實施,終點是導(dǎo)致項目最終成果的各項任務(wù)均已經(jīng)完成并取得預(yù)期的、可交付的項目成果目標完成項目成果性目標主要任務(wù)輸入計劃和要求 輸出項目階段成果常用的方法、工具掙值法(EV)
關(guān)鍵比值技術(shù)
關(guān)鍵因素分析法(帕累托法)
甘特圖
里程碑圖
德爾非法
累計費用曲線
資源負荷圖等
(2)階段核心工作流程及主要交付物如圖2?18所示。
圖2?18核心工作流程及主要交付物示意圖(3)階段主要工作。項目實施階段主要包括項目執(zhí)行和項目監(jiān)控兩方面工作,項目執(zhí)行又依據(jù)項目的組織方式分為自行執(zhí)行或分包執(zhí)行。下面將分別闡述項目實施過程中的管理難點和要點。
1)自行執(zhí)行任務(wù)。所謂自行執(zhí)行任務(wù),就是要根據(jù)項目的工作范圍和要求組建項目團隊,落實任務(wù)責任,建立績效激勵機制,調(diào)配項目資源,并對項目過程實施管理,確保項目滿足總體計劃的要求。
此項工作管理的難點和重點主要有以下幾點:
a)在總體計劃框架范圍內(nèi),分級制訂詳細的分/子項目實施計劃。在制訂計劃的過程中,需要考慮到分/子項目管理的特點,制訂必要的操作計劃,如施工項目需要制訂現(xiàn)場安全管理計劃,采購項目需要制訂采購規(guī)劃,并制訂特殊材料的采購計劃等。
)在項目實施的全過程中,要注重對人力、材料、機械設(shè)備、技術(shù)、資金等生產(chǎn)要素的配置和管理,以提高生產(chǎn)力。
c)在項目實施的全過程中,要總體協(xié)調(diào)好利益相關(guān)方的關(guān)系,及時解決出現(xiàn)的問題,并為項目建立有效的溝通渠道,提供高效、可靠的項目信息管理平臺。