會議的真諦：提升團(tuán)隊執(zhí)行力

一般人對會議有著熱衷與厭惡兩種極端的態(tài)度！熱衷會議的人輕而易舉地召開會議，尤其是管理者，他們擁有了支配他人時間的某種權(quán)力；厭惡會議的人則將會議看作浪費時間與浪費精力的一種活動。然而，會議本身并不具備被熱衷或被厭惡的理由。我們有必要恢復(fù)會議的真面目。

身為管理者，你總是因為各種需要召集下屬開會，也許是為了宣布一項重要決定，也許是為了共同商量某一問題的解決方法，也許是為了激勵團(tuán)隊成員的士氣，也許是為了明確分工情況，也許是為了解決兩個對立部門的矛盾……每一次會議都有它的具體目的，但歸根結(jié)底，召開會議的真正目的是提升團(tuán)隊的執(zhí)行力，進(jìn)而提升團(tuán)隊的績效。有效的會議能促成組織的意見溝通，集思廣益做出好的決議，使執(zhí)行者認(rèn)同并行動，共同努力達(dá)成組織目標(biāo)。具體而言，會議具有以下作用：

1.開展有效的團(tuán)隊溝通。

會議是團(tuán)隊集體溝通的最有效的方式。雖然現(xiàn)在可供人們選擇的溝通交流方式越來越多，如電話、電子郵件、多媒體、即時聊天工具等，但需要群體溝通時，人們大多還是會選擇開會。這種方式最直接、最直觀，也最符合人們的溝通習(xí)慣。通過開會，組織成員之間相互交換意見，增進(jìn)彼此的了解和感情，是形成團(tuán)隊默契和團(tuán)隊合作的有效方式。

某管理咨詢公司發(fā)展迅速，人員和規(guī)模在短短三個月時間內(nèi)擴(kuò)大了一倍。新成立了兩個部門，由于缺乏溝通交流，新員工和老員工之間非常陌生，彼此難以形成有效的協(xié)同。公司針對這種情況，安排了兩天封閉式會議，公司各部門成員就如何有效協(xié)同進(jìn)行交流、探討，在會議期間，領(lǐng)導(dǎo)有意安排了互動和游戲的環(huán)節(jié)。兩天的會議結(jié)束，大家不僅就如何協(xié)同形成了許多可行的方法，而且增進(jìn)了了解，大家彼此不再陌生，交流一下子多了起來。

2.采集眾人的智慧。

通過開會集思廣益，形成對某一問題的多側(cè)面、多角度的全面看法，這樣可以讓組織決策更科學(xué)。如果僅僅依靠一個人的智慧，考慮問題時難免有所疏漏。因此，通過開會采集眾人的智慧非常重要。

召集能夠提供信息的人開會，是收集信息的一種有效的方法。你可以請求信息提供者，用書面的方式將信息傳遞給你。如果有必要讓其他的人了解這種信息，你也可將它復(fù)印然后分發(fā)出去。另外，可通過個別約見有關(guān)人士，當(dāng)面向他們收集信息，這樣做效果極佳。

所謂“術(shù)業(yè)有專攻”，每個人都有自己擅長的領(lǐng)域。開會正是有效發(fā)揮個人專長的有效方式。某公司召開產(chǎn)品研發(fā)會，市場部人員對客戶的需求了解非常透徹，他們從客戶需求的角度對新產(chǎn)品提出設(shè)想和要求；采購部人員對原材料情況了解得非常清楚，他們從原材料和成本控制的角度提出了自己的看法；設(shè)計部門人員則非常了解產(chǎn)品功能，他們從技術(shù)的角度對新產(chǎn)品做了補充……綜合各方面的意見，產(chǎn)品研發(fā)人員對新產(chǎn)品有了更深刻的認(rèn)知，受益匪淺。

3.分享成果，共享資源。

某電話銷售公司每月都會召開成功經(jīng)驗分享會，邀請在當(dāng)月銷售業(yè)績最好的員工為大家分享他（她）的成功經(jīng)驗。分享者講述自己的親身案例，大家從中得到非常多的啟示。

通過會議通報組織的新決策，使組織成員了解來自上級或其他部門的相關(guān)信息，也可以利用開會匯集資源，以期相互幫助，相互促進(jìn)，共同進(jìn)步。雖然我們可以憑便條、備忘錄、書面報告……從事信息的交流，但書面的東西人們不一定會看，就算看了也不一定能夠完全理解。開會不失為提供信息的一種明智舉措。在會議中，發(fā)言者不但能當(dāng)面澄清與會者的疑問，而且可以借助視聽設(shè)備增進(jìn)與會者對信息的了解與興趣。

4.激發(fā)組織成員的士氣。

沃爾瑪公司創(chuàng)始人山姆·沃爾頓總是盡可能地出席員工大會，他在大會上通過幽默、生動的演講，激勵員工的工作熱情，情緒高昂的時候，他帶領(lǐng)員工們振臂高呼：“沃爾瑪萬歲！沃爾瑪全體同仁萬歲！”每次會議結(jié)束，員工們的士氣都得到了極大地激發(fā)。

會議還是管理者對優(yōu)秀員工進(jìn)行表揚的最佳場所，對于被獎勵者而言，當(dāng)眾表揚會為他（她）帶來極大的榮譽感和成就感；對其他人也會起到激勵和督促作用。

5.實現(xiàn)對組織成員的有效管控。

公司和部門召開例行會議，目的是了解組織成員的工作進(jìn)展情況，實現(xiàn)對工作過程的有效監(jiān)督和管控。在會議上，通過管理者詢問、責(zé)任人匯報的形式，管理者可以及時地了解員工的工作狀況，以便及時、合理地調(diào)整策略、方法和任務(wù)。

6.協(xié)調(diào)矛盾，達(dá)成共識。

清代著名的紅頂商人胡雪巖說過：有問題就擺到桌面上大家談。部門和部門之間、員工和領(lǐng)導(dǎo)之間，如果出現(xiàn)矛盾，沒必要藏在心里，遮遮掩掩，這樣問題永遠(yuǎn)得不到很好的解決，而應(yīng)當(dāng)開誠布公地坦誠溝通，這樣才有可能妥善地解決問題。召開會議是調(diào)節(jié)矛盾、達(dá)成共識、統(tǒng)一思想的有效方式。

7.解決問題。

當(dāng)管理者面臨問題時，他可當(dāng)機(jī)立斷地親自加以解決，也可將它授權(quán)給別人代為解決，而不需付諸于會議。但若問題緊迫度不高，同時管理者希望獲得集思廣益的效果，則最好是能邀請部屬開會解決。邀請部屬共商問題、解決方案，不但可讓部屬感受到尊重，而且也能表現(xiàn)出對協(xié)商解決的熱情。

8.宣傳政策。

當(dāng)你準(zhǔn)備將既定的政策傳達(dá)給部屬的時候，可以采取三種途徑：第一、書面宣傳；第二、面對面?zhèn)€別宣傳；第三、開會宣傳。書面宣傳雖然最符合經(jīng)濟(jì)原則，但卻不如面對面?zhèn)€別宣傳那樣有說服力，因為面對面宣傳的方式可根據(jù)每位員工特點以調(diào)整宣傳方式，但這種方式所導(dǎo)致的溝通成本太高。開會的方式則介于兩者之間，既具有良好的互動性，成本也相對較低。如果交流有利于提高說服效果，就應(yīng)當(dāng)果斷地采用開會宣傳的方式；但如果開會可能導(dǎo)致與會者矛盾，就應(yīng)當(dāng)采用面對面?zhèn)€別宣傳或書面宣傳方式。

9.培育訓(xùn)練。

由于人力開發(fā)重要性已被企業(yè)界所確認(rèn)，因此員工的培育訓(xùn)練也越來越普遍。

二、哪些敵人讓會議無效？

你一定迫不及待地想知道：究竟是什么原因讓大多數(shù)會議無法取得預(yù)想的效果？這正是我們首先需要弄明白的問題。只有找出那些影響會議效率的敵人們，才可以尋找方法逐個消滅它們。

“一言堂”

“一個人說、很多人聽”的會議是典型的一言堂。領(lǐng)導(dǎo)在主席臺上夸夸其談，臺下坐著沉默的聽眾——這樣的場景你一定不陌生。這樣的會議更像做報告，完全沒有團(tuán)隊成員之間的交流。當(dāng)我們只能聽到一種聲音和觀點的時候，會議的意義就要大打折扣。會議不正是為了集思廣益，聽取眾人的意見嗎？如果會議只是為了召集大家聽一個人說話，何不讓他寫一份書面的文件，然后發(fā)送給每個人，豈不更高效？

“一言堂”式的會議讓組織內(nèi)充滿了官僚氣息，無法充分地發(fā)揮每一位團(tuán)隊成員的智慧，無法充分調(diào)動大家的積極性、主動性和創(chuàng)造性。因為一言堂意味著“一人指揮、眾人聽令”的組織行為方式，它封閉了員工與管理者的溝通渠道。這樣的機(jī)制更不可能孕育出自動自發(fā)的員工。

主題不明確

很多時候，會議的發(fā)起者并沒有想清楚“為什么要開會”，他只是模糊地認(rèn)為，有些事情需要大家聚到一起商量一下，而對于會議的主題、目的則缺少認(rèn)真地思考。他們經(jīng)常說：“既然大家都在，就看看我們應(yīng)該首先討論什么問題？”參會者更是丈二和尚摸不著頭腦，在會議室耽誤大半天的時間，卻不知道會議究竟是做什么！

主題不明確的第二種表現(xiàn)是會議總是游離主題，無法緊密圍繞既定的主題展開會議。這種現(xiàn)象就是我們常說的“跑題”。跑題現(xiàn)象是導(dǎo)致會議時間延長的重要原因。幾乎所有人都對這一點感同身受而且深惡痛絕。當(dāng)會議由一個主題變成多個主題的時候，大家時間和精力就被瓦解在零散的討論中，而會議的真正目的卻沒有達(dá)成。

缺乏具體議程

議程是會議進(jìn)行的程序。議程在會議開始之前就規(guī)定了會議依照什么程序進(jìn)行，先討論什么，后討論什么。在議程的提示下，會議就可以按部就班、有條不紊地進(jìn)行，不會出現(xiàn)顛倒順序、重復(fù)內(nèi)容、隨意插接等不良現(xiàn)象。而缺乏具體的議程，或者議程不合適，就有可能出現(xiàn)混亂的情況——參會者覺得會開得沒頭沒腦，會議組織者也可能會遭遇不知所措的尷尬，想不起下一步該做什么。

選擇錯誤的與會者

正確而聰明地選擇參會者是高效率會議的必備因素之一。很多會議邀請了無關(guān)緊要的人，卻忽略了重要人物，尤其是決策者。如果決策者不在會議現(xiàn)場，會議就有必要取消，因為即使召開了，也無法取得成效。如果同時邀請兩個對立部門參加會議，很可能會激化兩者之間的矛盾。如果邀請兩個觀點迥異卻又不輕易妥協(xié)的人參加會議，就有可能令會議無果而終。

參會人數(shù)的多與寡也直接影響著會議的成效。參會人數(shù)過多，不僅增加會議成本，而且增加會議組織過程的難度，不利于達(dá)成較為一致的會議結(jié)果。

議而不決

會議的成果是形成決定、決策。決策需要擁有決策權(quán)的人才能做出。如果一場會議的過程無懈可擊，獲得普遍認(rèn)同的意見、做法、行為等已經(jīng)形成，卻因為決策者的不在場而無法做出決策。人們離開了會議室，一切依然如故，因為缺乏正式的決定，誰也不敢輕舉妄動。這樣的會議結(jié)果令人惋惜。

規(guī)則不清晰

所謂會議規(guī)則，就是會議展開過程中遵循的約定、規(guī)定。例如，參會者發(fā)言的順序是隨機(jī)的，還是按照座次輪流，抑或是遵循事先商定的順序？參會者需不需要分組？陳述意見的方式是口頭還是書面，是公開還是匿名？……這些規(guī)則構(gòu)成了團(tuán)隊的交流機(jī)制，如果它們不存在，那么，會議將變得一團(tuán)糟。就像不存在足球規(guī)則就不可能踢好足球比賽一樣。當(dāng)會議主持人宣布“討論”的時候，大家面面相覷，誰也不愿意先說話，會場一片沉默——這就是缺乏會議規(guī)則的原因。

引導(dǎo)不得當(dāng)

抱怨、牢騷、爭吵、人身攻擊……這些都是我們極不愿意在會議上發(fā)生的事情，可現(xiàn)實卻不盡如人意——總是有為數(shù)不少的會議變成了組織內(nèi)部矛盾的源頭。釀成這種悲劇的重要原因是主持人缺乏正確的會議引導(dǎo)的能力。會議引導(dǎo)者必須設(shè)法帶領(lǐng)大家奔向最終的會議目的，而不是踟躕于半路；或者在無關(guān)緊要的事情上耿耿于懷；或者在某一矛盾上過分計較，導(dǎo)致矛盾擴(kuò)大化；等等。引導(dǎo)者的作用就是指引大家用最小的代價、高效地達(dá)成會議目的。然而，不稱職的會議引導(dǎo)者比比皆是，他們?nèi)狈?jīng)驗，控場能力不足，引導(dǎo)技巧匱乏。更糟糕的是，他們普遍缺乏正確引導(dǎo)會議的意識。

短話長說

有些人在表述觀點時習(xí)慣性地做很長的鋪墊，說很多客套話；有些人并沒有自己的主張，只是換一種說法重復(fù)別人的觀點；有些人用很多的時間論述一個簡單的觀點，而這個觀點毫無新意，甚至與會議主題并沒有十分緊密的關(guān)聯(lián)性；有些人夸夸其談卻不知所云；有些人拐彎抹角地表達(dá)自己的看法，含糊其辭，令人費解……這些情況大大降低了會議的效率。明明是簡單的道理，本可以三言兩語說清楚的事情，卻濃墨重彩、大肆渲染，這不就是浪費時間嗎？

會后缺失跟進(jìn)

會議形成的決策落實了嗎？這恐怕是所有參會者最為失望的問題。事實上，會議成果能夠得到百分之十的貫徹執(zhí)行并且富有成效，就已經(jīng)令人慶幸。從思想到行動的距離，總是那么漫長。人們走出會議室，就已經(jīng)將會議內(nèi)容忘記了大半，執(zhí)行一小部分，取得成果的又是一小部分，最后我們無奈地發(fā)現(xiàn)，召開會議對實際工作并沒有什么意義。這就是我們對會議失望的最重要原因。

三、高效會議的特征

什么樣的會議是高效率的呢？

高效率會議應(yīng)具備的特征是：在絕大多數(shù)與會者感到滿意的情況下，以最短的時間實現(xiàn)會議目標(biāo)。這個特征有三個關(guān)鍵要素：實現(xiàn)目標(biāo)、時間、與會者滿意。三者相互關(guān)聯(lián)，完整地構(gòu)成了高效率會議的特征。

實現(xiàn)既定目標(biāo)

某部門規(guī)定每周召開例行會議，令人感到尷尬的是，很多時候，成員們不知道在周例會該說些什么。部門經(jīng)理經(jīng)常在會議開始時環(huán)視大家，問道：“這次我們開會討論些什么?。看蠹矣袥]有什么事？”其他成員面面相覷，最后不得不拿出一些無關(guān)緊要的事情來討論。

目標(biāo)是行動的指南，沒有目標(biāo)，行動就失去了方向。任何會議都有既定的目標(biāo)，會議就是實現(xiàn)這一目標(biāo)的手段。實現(xiàn)目標(biāo)是會議的首要意義。因此，考核會議是否高效，首先要看的就是會議是否實現(xiàn)了既定的目標(biāo)。如果目標(biāo)沒有實現(xiàn)，那么，會議的成本就無法轉(zhuǎn)化為效率，產(chǎn)生價值。

在規(guī)定時間內(nèi)實現(xiàn)目標(biāo)

某公司市場部接到客戶的電話，要求必須在下午2點之前將年度招標(biāo)方案以電子文檔的方式發(fā)送給客戶，否則將視為放棄投標(biāo)。市場部業(yè)務(wù)員小王趕緊將這一情況反饋給市場部經(jīng)理，市場部經(jīng)理立即組織公司研發(fā)部、生產(chǎn)部等其他相關(guān)部門人員召開會議，商量招標(biāo)方案。等所有參會人員都到齊的時候，時間是上午11點多，大家在會上進(jìn)行討論，很快就到了吃飯時間。吃完飯，大家接著開會，雖然討論得很激烈，但一直沒有很明確的結(jié)果，業(yè)務(wù)員不斷提醒部門經(jīng)理，但會議始終無法結(jié)束。時間已經(jīng)悄悄逼近了下午1：30。業(yè)務(wù)員小王拍案而起，對所有與會者說：“這個會議開了有什么意義？2點就是截止期限，即使你們現(xiàn)在討論有了結(jié)論，我也來不及做方案了?！?/p>

上面的案例中，會議因為超出了截止時間而變得毫無意義。雖然大多數(shù)情況下，并不要求會議必須在一定的時間內(nèi)取得成果，但如果無限制地擴(kuò)大會議時間，就等于增加會議成本，可能使成本大于成果，讓會議成為浪費組織資源的方式。高效率會議必須在確保目標(biāo)得以實現(xiàn)的前提下，盡可能地縮短會議時間。在確保會議目標(biāo)得到實現(xiàn)的情況下，會議所用的時間越短，就意味著效率越高。

與會者感到滿意

現(xiàn)實中，很多會議雖然達(dá)到了目的，取得了成果，但卻無法令絕大多數(shù)與會者感到滿意，甚至?xí)h結(jié)束后，會場內(nèi)抱怨聲不斷。這樣的會議結(jié)果很難得到良好的執(zhí)行。

所謂滿意，并不意味與會者對會議的主題或決議感到高興。例如當(dāng)會議的主題是裁減人員，與會者對這樣的會議一定不會感到高興。但若能設(shè)法令與會者了解裁員的理由，并讓他們有機(jī)會發(fā)表意見或提出實施辦法，這種做法多少會使他們感到滿意。所以想使與會者對會議感到滿意，則應(yīng)提供機(jī)會讓他們盡量吐露心聲，并參與討論。