二、充分的準備是成功的一半

沒有充分的會前準備就沒有必要召開會議。對一個人而言，無論做任何事，如果事前沒有做好充分的準備，那么等待他的必然是失敗。成功的會議需要經(jīng)過深思熟慮和精心準備。

●趙小姐是某公司總經(jīng)理助理。在即將召開的跨國公司技術(shù)交流大會前，由于時間緊迫，趙小姐來不及核實與會者人數(shù)，于是就按照自己的估計先把人數(shù)確定了下來。結(jié)果，在會議簽到的時候，發(fā)現(xiàn)與會者人數(shù)大大超過了原先的估算，于是不得不臨時更換會議室，影響了會議的準時召開。

在會議召開期間，需要用到一些重要資料，趙小姐又是臨時匆匆去拿，這使會議進程又耽誤了約20分鐘。最后，會議結(jié)束時間嚴重超過了預計時間，與會者表現(xiàn)出不滿情緒。

●某集團公司定于某月某日在大禮堂召開部門工作總結(jié)會議，會議組織者給參會人員發(fā)了通知，通知上明確地寫著時間、地點?？僧斾N售部、行政部、生產(chǎn)部的經(jīng)理提前來到禮堂一看，發(fā)現(xiàn)禮堂內(nèi)張燈結(jié)彩，不像召開工作總結(jié)會議的樣子。詢問禮堂管理人員才知道，今天禮堂召開的是另一個表彰會，而原定的工作總結(jié)會的地點已經(jīng)改換了。

幾位部門經(jīng)理覺得莫名其妙——改換地點為什么也不重發(fā)通知？事后，會議組織者解釋道，由于會務人員工作粗心，在下發(fā)會議通知前沒有與禮堂管理人員取得聯(lián)系，一廂情愿地認為場地沒有問題。直到會議前一天下午才去聯(lián)系，沒想到禮堂已經(jīng)安排其他會議了，于是只好臨時改換會議地點。但由于與會人員較多，來不及一一通知，結(jié)果造成了上述失誤。會議組織者盡管做出道歉，但造成的不良影響還是無法消除。

因為沒有做好會前準備工作，造成不良的后果——上述兩個案例強調(diào)，沒有準備或準備不充分的會議難以取得良好的成效。下面讓我們看一看，經(jīng)過精心策劃、準備的會議將取得什么樣的成效——

三國時期，曹操引兵攻打東吳。東吳大都督周瑜接到曹操戰(zhàn)書后，當場就撕毀戰(zhàn)書，斬殺來使，表示抵抗的決心。于是有了曹操和東吳在三江口的一番交戰(zhàn)。周瑜打了勝仗，但他仍謹慎從事，派人連夜暗窺曹營。周瑜發(fā)現(xiàn)曹操水軍的指揮官是從劉表手下歸降曹操的蔡瑁、張允，這兩人都擅長水戰(zhàn)，是東吳破曹的主要障礙。于是周瑜產(chǎn)生了用計謀除掉這兩人的打算。

曹操吃了敗仗，正在發(fā)愁之際，曹營中的幕僚蔣干出來自薦，說愿意去東吳說服周瑜前來歸降，而且保證完成任務。

周瑜和蔣干是少時同窗。周瑜聽說蔣干來了，眉心一皺，心生一計。周瑜先是在大會群英的宴席上定下了“但敘朋友交情”，不提“軍旅之事”的規(guī)矩，封住蔣干的口。進而周瑜又向蔣干顯示東吳英杰云集、兵精糧足的實力，炫耀自己“遇知己之主”受到信任重用的地位，斷絕蔣干說降的念頭。在夜間，周瑜和蔣干抵足而眠，還假裝酒醉酣睡，誘使蔣干偷走一封偽造蔡瑁、張允投降東吳的書信，還安排了“江北有人到此”來暗中聯(lián)絡的情節(jié)給蔣干看，讓蔣干對書信確信無疑。蔣干愿為沒有完成說降周瑜的使命發(fā)愁，幸虧得了這份重要“情報”，就連夜溜回曹營去報功。曹操看了這封信，喝令斬殺蔡瑁、張允。周瑜的反間計獲得了成功。

從群英會的各個細節(jié)中可以看出，這是一場經(jīng)過精心策劃與準備的會議，因此能獲得成功，除掉了蔡瑁和張允，為東吳戰(zhàn)勝曹操的大軍奠定了重要基礎。由此可見，充分的會前準備是高效率會議至關(guān)重要的一步。那么，如何做好會前準備工作呢？以下為詳細闡述。

目標：會議的靈魂

會議目標，就是希望通過召開會議達成的目的。任何一次會議，所有的參與者都必須明確清晰地知道“會議目的是什么”，換而言之，我們必須清楚究竟為什么要開會。

——目的明確，這是高效率會議的重要法則！

在開始籌備會議時，首先要明確會議的目的：是讓團隊成員獻計獻策、匯聚集體的智慧？是向團隊成員宣布消息、說明情況？是確定具體的行動方案？是明確各自的角色和所需承擔的責任？是協(xié)調(diào)大家的意見、做出組織決策？……一旦明確了會議的目的，就找到了會議的靈魂，組織者召集人們坐在會議室開會，為的就是達成會議目的。

人們在明確會議目的時，常常犯兩種錯誤：其一就是一場會議的目的過多，而且彼此之間毫無關(guān)聯(lián)性；其二就是會議的目的描述不清晰。

為了規(guī)避上述兩個錯誤，我們應當做到：

1.盡量做到一次會議只為了達成一個目的。

會議的目的過多，無疑就會延長開會時間，分散與會者的精力。會議討論的內(nèi)容越多就越容易被人們遺忘，會后落實起來也就越困難。不要指望僅僅通過一次會議就解決所有積壓的問題。我建議的做法是：一次會議解決一個問題，達成一個目的；即便不得不在一次會議上討論兩個或多個主題，那么，在不同的主題之間應當安排足夠的休息時間，以便讓與會者保持體力和思維的活躍。即便如此，主題最多也不能超過四個，否則，會議的成效將因為主題過多而大打折扣。