找準(zhǔn)與會(huì)者

誰應(yīng)該出席會(huì)議？——找準(zhǔn)參會(huì)者，邀請(qǐng)那些真正有必要出席會(huì)議的人，這是高效率會(huì)議的又一重要法則。真正的與會(huì)者應(yīng)當(dāng)是能夠幫助你實(shí)現(xiàn)會(huì)議目標(biāo)，在討論時(shí)提供具有建設(shè)性觀點(diǎn)的人。他們是：

●相關(guān)問題的主要決策人；

●對(duì)于議題有相關(guān)知識(shí)和信息的人；

●能夠提供相關(guān)意見的人員；

●對(duì)問題負(fù)有義務(wù)，或存在利害關(guān)系，或起作用的人員；

●一心一意要解決問題的人和那些與所要解決的問題息息相關(guān)的人；

●那些需要執(zhí)行決策的人。

他們能夠：

●提供信息：邀請(qǐng)公司某一部門成員，例如生產(chǎn)或銷售部門成員，為公司其他人員提供有關(guān)他們部門的進(jìn)展情況。

●提供意見：某些人因?yàn)檎趨⑴c某一特定事件，或者因?yàn)橛薪?jīng)驗(yàn)，因而有資格向其他成員提供有用的意見。

●提供特殊的專長：具有特殊技能的專家，或是來自公司內(nèi)部，或者來自公司之外，他們的出席都可能促進(jìn)討論。

●授權(quán)行動(dòng)：尤其是財(cái)務(wù)方面的決定，如簽署或談判一個(gè)新的合同，可能要求一位財(cái)務(wù)主管在場(chǎng)授權(quán)這個(gè)行動(dòng)。

找準(zhǔn)與會(huì)者需要認(rèn)真地思索，在現(xiàn)實(shí)中，我們都忽略了這一點(diǎn)，經(jīng)常召開部門會(huì)議（部門所有人都要參加）或者全員大會(huì)（公司所有人都要參加），這種不慎重地選擇與會(huì)人員的做法，不僅浪費(fèi)無辜者的時(shí)間，而且會(huì)造成各種負(fù)面影響。例如：組織內(nèi)的鉤心斗角、爭寵、權(quán)力和威信的斗爭等。

概括而言，在所有參會(huì)者中，必須要有能夠做出相應(yīng)決策的人，必須要有負(fù)責(zé)執(zhí)行決議的人，每一個(gè)與會(huì)者都應(yīng)當(dāng)能夠?yàn)榻鉀Q問題提供建設(shè)性的意見。

為了找準(zhǔn)與會(huì)者，你可以問自己以下問題：

●參加會(huì)議的人將在多大程度上決定會(huì)議的結(jié)果?

●這個(gè)人在中心議題的專門知識(shí)方面，是否確有需要或能有所貢獻(xiàn)?

●有沒有經(jīng)驗(yàn)，或者與所涉及的議題或人物是否有特殊關(guān)系?

●級(jí)別或地位是否適合參會(huì)?(下級(jí)職員和他們的上司在一起參加的時(shí)候，心理上常會(huì)不自然，以至于影響他們反應(yīng)的質(zhì)量和真實(shí)性。)

●假如要做決議，這個(gè)人是否能做(他不應(yīng)是一個(gè)從屬的人，這種人可能缺乏完整的全面知識(shí)和適當(dāng)?shù)臋?quán)威)?

●他的才能或職責(zé)是否與其他與會(huì)者重復(fù)?

●是否時(shí)間、工作量及其他因素都能使與會(huì)者安心參加全部會(huì)議，而不是人在心不在?

提供必要的信息

人們?cè)陂_會(huì)時(shí)，經(jīng)常需要花費(fèi)相當(dāng)長的時(shí)間來做各種各樣的解釋，這一過程對(duì)于熟悉會(huì)議背景的人來說，是一件相當(dāng)痛苦的事情，因?yàn)樗麄儫o法集中精力探討問題，反而不得不耐著性子解答“幼稚”的問題。如果你能夠提前把與會(huì)議有關(guān)的所有信息都傳遞給與會(huì)者，那么你就可以讓他們對(duì)將要討論的議題有所了解，從而直接進(jìn)入問題的討論階段，更加高效地利用開會(huì)時(shí)間。

如果與會(huì)者需要一些背景材料，那你就要提前搜集一些相關(guān)的文獻(xiàn)或者數(shù)據(jù)，并把它們分發(fā)給與會(huì)者。這樣可以使所有與會(huì)者都處在同一起跑線上，對(duì)于一個(gè)團(tuán)隊(duì)而言，這樣會(huì)更加有利于達(dá)成一致意見，可以為所做出的決策提供更加可靠的依據(jù)。