通用電氣的前CEO杰克·韋爾奇有一句名言：“管理效率出自于簡單?！焙唵问焦芾硪殉蔀楹芏嗥髽I(yè)奉行的管理模式。同樣，簡化自己的工作也就成了優(yōu)秀員工必備的一項(xiàng)工作習(xí)慣。

在日常工作中，我們經(jīng)常會遇到這樣的情況：某位員工就某件事情匯報(bào)了半天，領(lǐng)導(dǎo)卻不知所云，不知道他想說什么；某位員工就某件事寫了一篇文字材料，洋洋灑灑數(shù)千言，可這件事到底是怎么回事，看了半天也不明白。這是不會簡化工作的具體表現(xiàn)。

“奧卡姆剃刀”理論告訴我們，應(yīng)該化繁為簡，將影響工作效率的障礙毫不留情地“剃”掉。簡單一些，當(dāng)你焦點(diǎn)集中、很清楚自己該做哪些事情時(shí)，自然就能花更少的力氣，得到更好的結(jié)果。簡化問題，“剃”掉細(xì)枝末節(jié)，避免冗繁是我們簡化工作的重要途徑。

一、簡化問題

美國威斯門豪斯電器公司董事長唐納德·伯納姆在《時(shí)間管理》一書中提出自己提高效率的一項(xiàng)重要原則：在做每一件事情時(shí)，應(yīng)該問自己三個(gè)“能不能”：

能不能取消它？

能不能把它與別的事情合并起來做？

能不能用更簡便的方法來取代它？

在這三個(gè)原則指導(dǎo)下，能把復(fù)雜的事情簡明化，提高辦事效率，不至于被復(fù)雜紛繁的表象所迷惑，處于被動忙亂的局面。在工作中，為了提高效率，就必須放棄不必要或者不太重要的部分，并且把重要的事情進(jìn)行條理化。

二、從細(xì)節(jié)開始

可以通過有效利用辦公工具達(dá)到簡化工作的目的。

1.有效利用名片簡化人際管理

名片不只是記錄姓名電話的紙片，善用名片，有助于你日后更好地開展工作。接到一張新名片后，馬上在名片記下“小抄”充當(dāng)備忘錄，內(nèi)容包括：會面的日期與地點(diǎn)、會談的主題與要點(diǎn)、由何人介紹以及雙方約定的后續(xù)事項(xiàng)。

2.合理利用記事本

在記事本里，分以下四項(xiàng)來登記：常用電話號碼、待辦雜務(wù)、待寫文件、待辦事項(xiàng)。事情辦好之后，就可以用筆把它劃掉。

為了使用方便，記事本還可用不同顏色標(biāo)注，標(biāo)出事情的優(yōu)先順序和重要程度，這樣更一目了然。

三、避免冗繁

冗繁是效率的大敵。一位優(yōu)秀的員工應(yīng)當(dāng)善于把握重點(diǎn)，化繁為簡。

世界500強(qiáng)企業(yè)之一的寶潔公司強(qiáng)烈地厭惡任何超過一頁的備忘錄，推行簡單高效的卓越工作方法。

寶潔公司品牌部經(jīng)理說：“寶潔公司有一條標(biāo)語――‘一頁備忘錄’，它是我們多年來管理經(jīng)驗(yàn)的結(jié)晶。事實(shí)上，任何建議或方案多于一頁對我們來說都是浪費(fèi)，甚至?xí)a(chǎn)生不良的后果?！?/p>

同樣，將所了解的事情用“一頁備忘錄”表述出來，并不是一件容易的事。一是需要對事情做深入細(xì)致的調(diào)查；二是要把所得到的材料反復(fù)研究，“了然于胸”，然后從中找出規(guī)律性的、代表性的、本質(zhì)性的東西來。如何衡量是不是“吃透”了，一個(gè)最簡便、最有效的方法是：看能不能用“一頁備忘錄”概括你要講的內(nèi)容。如果做到了，說明吃透了。反之，則說明你的理解還不夠深刻。

化繁為簡是優(yōu)秀員工必備的一項(xiàng)重要習(xí)慣。馬上行動，追求簡單，事情就會變得越來越容易，效率也會隨著提高。反之，不懂得簡化工作的普通員工，每天埋在錯(cuò)綜復(fù)雜的工作中，而理不出頭緒，勢必影響工作效率。再者，這樣的工作環(huán)境還會讓人感到棘手、頭痛，精力與熱情也跟著低下?；睘楹啠梢宰屇愕墓ぷ髯兊每尚?，你的信心也會跟著大增。

課后思考：

1. 你會使用“奧卡姆剃刀”嗎？

2. 將工作化繁為簡會給你帶來什么好處？

3. 想一想，你有沒有有意識地去簡化自己的工作？