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三、溝通不到位拉響了管理的警報

職場溝通工具與實戰(zhàn)智慧:要成功先溝通 作者:鄒中棠


在企業(yè)管理中,溝通不到位是引發(fā)問題的關(guān)鍵。這主要來自于兩個方面:一方面是從上到下的溝通障礙(從管理者到員工),另一方面是從下到上的溝通障礙(從員工到管理者)。溝通不到位,為企業(yè)的管理敲響了警鐘。請看下面這個讓人心痛的空難案例: 1990年1月25日晚上7點40分,阿維安卡52航班飛行在南新澤西海岸上空112777米處的高空。飛機上的油量可以維持近2個小時的航程,在正常情況下飛機降落至紐約肯尼迪機場僅需不到半個小時的時間,看上去飛機正常降落沒有問題。然而,出現(xiàn)了一系列的耽擱。首先,晚上8點整,肯尼迪機場管理人員通知52航班由于出現(xiàn)了嚴(yán)重的交通問題,他們必須在機場上空盤旋待命。晚上8點45分,52航班的副駕駛員向肯尼迪機場報告他們的燃料快用完了。管理員收到了這一信息,但在晚上9點24分之前沒有批準(zhǔn)飛機降落。遺憾的是,阿維安卡機組成員再也沒有向肯尼迪機場傳遞任何情況十分危急的信息,但飛機座艙中的機組成員卻相互緊張地通知他們的燃料供給出現(xiàn)了危機。

晚上9點24分,52航班第一次試降失敗。由于飛機高度太低以及能見度太差,因而無法保證安全著陸。當(dāng)肯尼迪機場指示52航班進行第二次試降時,機組成員再次提到他們的燃料將要用盡,但飛行員卻告訴管理員新分配的飛行跑道“可行”。晚9點32分,飛機的兩個引擎失靈,1分鐘后,另兩個引擎也停止了工作,耗盡燃料的飛機于晚上9點34分墜毀于長島,機上73名人員全部遇難。

空難發(fā)生后,當(dāng)調(diào)查人員考察了飛機座艙中的磁帶并與當(dāng)事的管理員交談之后,他們發(fā)現(xiàn)導(dǎo)致這場悲劇的原因主要在溝通上。由于沒有溝通到位,沒有表達清楚,導(dǎo)致了73條人命全部遇難的巨大悲劇。為什么一個簡單的信息既未被清楚地傳遞又未被充分地接受呢?請看分析:

第一,表達信息不精準(zhǔn)。飛行員一直說“燃料不足”,管理員認(rèn)為:這是飛行員們經(jīng)常使用的一句話。當(dāng)被延誤時,每架飛機都存在燃料問題。但是,如果飛行員發(fā)出“燃料危急”的呼聲,按照規(guī)定,管理員就有義務(wù)優(yōu)先為其導(dǎo)航,并盡可能迅速地允許其著陸。一位管理員指出,如果飛行員表明“情況十分危急”,那么所有的規(guī)則都可以不顧,我們會盡可能以最快的速度引導(dǎo)其降落的。遺憾的是,52航班的飛行員從未說過“情況緊急”,所以肯尼迪機場的管理員一直未能理解飛行員所面對的真正困境。

第二,危險性塑造不夠。52航班飛行員的語調(diào)也并未向管理員傳遞燃料緊急的嚴(yán)重信息,“沒有告訴油量最多可以維持2個小時”,管理員接受過專門訓(xùn)練,可以在這種情景下捕捉到飛行員聲音中極細(xì)微的語調(diào)變化。盡管52航班的機組成員相互之間表現(xiàn)出對燃料問題的極大憂慮,遺憾的是,他們表達的危險信息沒有被管理員接收到。

第三,害怕承擔(dān)責(zé)任。飛行員的文化和傳統(tǒng)以及機場的職權(quán)也使52航班的飛行員不愿聲明情況緊急,沒有估計到問題的嚴(yán)重性。正式報告緊急情況之后,飛行員需要寫出大量的書面匯報。另外,如果發(fā)現(xiàn)飛行員在計算飛行過程需要多少油量方面疏忽大意,聯(lián)邦飛行管理局就會吊銷其駕駛執(zhí)照。因此,飛行員不愿意發(fā)出緊急呼救。于是,為了榮譽感,為了怕吊銷執(zhí)照,一場悲劇就發(fā)生了。這是一個凄慘的真實故事,因為一句話沒有溝通到位,因為沒有掌握溝通理論,不確認(rèn)溝通信息是否讓對方收到和正確解碼,于是造成了無法挽回的損失。雖然航空公司的管理比較精細(xì)化,但是也依然存在溝通的問題。于是,一個可怕的結(jié)論就是:溝通不到位拉響了管理的警報。

溝通出現(xiàn)問題關(guān)鍵是人們的出發(fā)點不一樣,看問題的角度和心態(tài)不一樣。請看下面的案例:一位領(lǐng)導(dǎo)告訴其助理:“你幫我查一查我們有多少人在華盛頓工作,星期三的會議上董事長將會問到這一情況,我希望準(zhǔn)備得詳細(xì)一點。”于是,這位助理打電話告訴華盛頓分公司的助理:“董事長需要一份你們公司所有工作人員的名單和檔案,請準(zhǔn)備一下,我們在兩天內(nèi)需要?!狈止镜闹碛指嬖V其經(jīng)理:“董事長需要一份我們公司所有工作人員的名單和檔案,可能還有其他材料,需要盡快送到?!苯Y(jié)果第二天早晨,四大箱航空郵件到了公司大樓。 這個故事首先反映的問題是語言不夠精準(zhǔn),“我希望準(zhǔn)備得詳細(xì)一點”是引起歧義的關(guān)鍵;其次是管理流程出了問題,沒有設(shè)計反饋確認(rèn)的過程,因此,才會出現(xiàn)以上結(jié)果。

企業(yè)中,溝通不暢可能會引發(fā)一系列的問題,從而降低工作效率。一次,總經(jīng)理宋文超交代綜合辦公室王主任一項任務(wù):買草,買土,將廠區(qū)的一片荒地綠化一下。過了很久,事情卻遲遲沒有辦成,宋總心里不免惱火:“交代下去的事情,怎么這么難辦?”

綜合辦公室王主任回答:“一是過了種草的季節(jié),再則花費太大?!彼慰偛粷M地說:“我是領(lǐng)導(dǎo),我要求做的事情,自然有我的道理。”王主任也振振有詞:“我是具體辦事的,該不該做、能不能做心里自然有數(shù)?!币粫r上下都怨氣沖天,關(guān)系陷入僵局。這個案例里的現(xiàn)象在企業(yè)里非常普遍。領(lǐng)導(dǎo)和下屬之間必須要溝通到位,特別是信息的反饋確認(rèn)是必要的環(huán)節(jié)。

管理者經(jīng)常會忽略與員工的溝通,過于自信,認(rèn)為一切都在控制之下。他們常常假定員工是一群跑不掉的聽眾。這完全是權(quán)力觀念在作祟,其結(jié)果往往是管理者不得不花時間去思考怎么讓員工了解公司的計劃(例如開發(fā)或推出一件新產(chǎn)品),結(jié)果優(yōu)秀的員工越來越難找,跳槽率越來越高。

一般說來,溝通不到位看上去都是團隊成員之間缺乏聯(lián)系、遇事想當(dāng)然造成的,屬于個體之間的問題,但實際上,這顯露出的是團隊內(nèi)部的管理不善和領(lǐng)導(dǎo)不當(dāng)。遇到問題之后,要和管理者真誠地溝通,在工作中你才能圓滿地完成任務(wù)。

開誠布公地交流和溝通是團隊合作中最重要的環(huán)節(jié)。開誠布公就是人與人之間要坦誠相待,不要遮遮掩掩。言不由衷的做法都會嚴(yán)重破壞團隊的面貌和風(fēng)氣,阻礙團隊成員之間的正常交流,并最終導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)營失敗。比如,在開會討論問題的時候,與會的所有人都應(yīng)該坦誠地交流,這樣才能最快地解決問題。如果某個人因為考慮到其他同事或者上司的面子,而不表達自己的觀點,只是聽別人的觀點,然后在背地里再和別人說,這樣的人不但不能堅持自己的觀點,甚至還可能會破壞公司內(nèi)部人員的溝通和交流,對公司的工作產(chǎn)生負(fù)面影響。所以說一個公司的開誠布公對企業(yè)內(nèi)部的交流和溝通非常重要。

一個公司是一個整體,想讓公司正常地發(fā)展,并且取得優(yōu)異的成績,團隊成員要有整體精神和團隊精神,只有這樣公司才能不斷地發(fā)展。團隊精神就是人與人之間的真誠交流與溝通,只有每個人都把想法表達出來,才能取得最好的效果。因此作為公司的一員,每個人都必須學(xué)會真誠地與同事溝通。

如果沒做到這點,每個人都有自己的想法而彼此不說,甚至是鉤心斗角,這樣不僅會使公司的各個項目得不到好的發(fā)展,甚至?xí)驗楸舜说臓幎范构镜睦媸軗p,有時候甚至?xí)构鞠萑氩豢墒帐暗睦Ь?。而作為個人來說,也會因為不真誠的交流而引起很多個人爭斗,從而影響工作效率。

此外,溝通主要體現(xiàn)在縱向的上下級及橫向同級成員間的相互交流上。而事實上良性的溝通往往建立在項目組內(nèi)部良好融洽的人際關(guān)系上。因此需要細(xì)致地進行團隊人員的選取,以使得團隊的上下級互相尊重,同級人員相互信任,而不是鉤心斗角。同時在加強溝通時,要避免溝通過度,過于頻繁的團隊會議反而會降低溝通效率并浪費時間。

有效的溝通取決于相互信任的氣氛中令人滿意的員工關(guān)系。糟糕的員工關(guān)系會使公司的溝通出現(xiàn)問題。信任危機是阻礙溝通的重要因素。如果信任成為企業(yè)內(nèi)的一種默契,那么管理者和員工的工作都會輕松得多,溝通也會順暢得多。

在企業(yè)內(nèi)部進行有效溝通有兩個前提條件:一是企業(yè)的內(nèi)部人員必須要有溝通的意識,并且把溝通當(dāng)成解決企業(yè)發(fā)展過程中的問題的一個良好手段和重要工具;二是企業(yè)的管理層必須制定出良好的溝通制度并將其作為企業(yè)內(nèi)部人員進行有效溝通的保障。如果沒有這兩條,企業(yè)的管理層和員工就不會達到深層次的認(rèn)知,從而導(dǎo)致溝通只是停留于文字或行為規(guī)范的限制上面。從實際情況來看,企業(yè)內(nèi)部的溝通可以為企業(yè)的發(fā)展解決許多實際的問題,而缺乏溝通的企業(yè)往往會出現(xiàn)很多問題。

溝通不到位拉響了管理的警報,是因為企業(yè)管理過程中處處都有因為溝通不到位而導(dǎo)致的問題。

管理的前提是必須知道企業(yè)存在問題的真相,或者企業(yè)要發(fā)展壯大所必須協(xié)同配合的力度和制度,因此,企業(yè)上下和內(nèi)外的有效溝通是企業(yè)管理好壞的關(guān)鍵。

溝通不到位拉響了管理的警報,我們必須要注意溝通雙方對于信息的正確接收和理解,更要形成一個反饋回路,來監(jiān)控是否在進行有效的溝通。只有有效溝通后,才能抓住本質(zhì)、抓住真相,向管理要效益。


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