秘書在整個跟隨領(lǐng)導(dǎo)外出活動期間，要時刻注意維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的威信，執(zhí)行政策，遵守紀(jì)律，謙虛謹(jǐn)慎，平易近人，為領(lǐng)導(dǎo)同時也為自身樹立良好的形象。

7.秘書如何做好商務(wù)接待和拜訪工作

商務(wù)接待和拜訪工作在秘書職業(yè)中必不可少。因此，學(xué)會一定的技巧，有助于工作的開展。

在商務(wù)接待中遵循“以客為尊”的原則會讓客人感受到你的親和力。接待工作繁雜瑣碎，如有疏漏，將會有損于企業(yè)的形象，給企業(yè)造成不必要的損失。

在進(jìn)行接待和拜訪工作時，應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：

①接待人員服飾要整潔、端莊、得體、高雅；女性應(yīng)避免佩戴過于夸張或有礙工作的飾物，化妝應(yīng)盡量淡雅。

②如果來訪者是預(yù)先約定好的重要客人，則應(yīng)根據(jù)來訪者的地位、身份等確定相應(yīng)的接待規(guī)格和程序。在辦公室接待一般的來訪者，談話時應(yīng)注意少說多聽，最好不要隔著辦公桌與來人說話。對來訪者反映的問題，應(yīng)作簡短的記錄。

③客人到來時，領(lǐng)導(dǎo)由于種種原因不能馬上接見時，要向客人說明等待理由與等待時間，若客人愿意等待，應(yīng)該向客人提供飲料、雜志，如果可能，應(yīng)該時常為客人換飲料。

④客人要找的負(fù)責(zé)人不在時，要明確告訴對方負(fù)責(zé)人到何處去了，以及何時回本單位。請客人留下電話、地址，明確是由客人再次來單位，還是我方負(fù)責(zé)人到對方單位去。

⑤接待人員帶領(lǐng)客人到達(dá)目的地，應(yīng)該有正確的引導(dǎo)方法和引導(dǎo)姿勢，具體如下：

a.在走廊的引導(dǎo)方法。接待人員在客人二三步之前，配合步調(diào)，讓客人走在內(nèi)側(cè)。

b.在樓梯的引導(dǎo)方法。當(dāng)引導(dǎo)客人上樓時，應(yīng)該讓客人走在前面，接待人員走在后面，若是下樓時，應(yīng)該由接待人員走在前面，客人在后面，上下樓梯時，接待人員應(yīng)該注意客人的安全。

c.在電梯的引導(dǎo)方法。引導(dǎo)客人乘坐電梯時，接待人員應(yīng)先進(jìn)入電梯，等客人進(jìn)入后關(guān)閉電梯門，到達(dá)時，接待人員按“開”的鈕，讓客人先走出電梯。

d.在客廳里的引導(dǎo)方法。當(dāng)客人走入客廳，接待人員用手指示，請客人坐下，看到客人坐下后，才能行點(diǎn)頭禮后離開。如客人錯坐下座，應(yīng)請客人改坐上座（一般靠近門的一方為下座）。

秘書在工作中，由于各種原因，經(jīng)常要去拜訪別人，這時就更需要講究禮儀，才能使你盡量順利地完成工作任務(wù)，達(dá)到拜訪的目的。

①拜訪前應(yīng)先和被訪對象約定，以免撲空或擾亂主人的計劃。拜訪時要準(zhǔn)時赴約。拜訪時間長短應(yīng)根據(jù)拜訪目的和主人意愿而定，一般而言，時間宜短不宜長。

②當(dāng)你到達(dá)時，告訴接待員你的名字和約見的時間，遞上你的名片，以便接待員能通知對方。

③如果需要等待接見，應(yīng)安靜地坐著，不要隨意與其他人員閑聊來打發(fā)時間，如果想抽煙，需先注意觀察該場所是否允許吸煙。即使你等候時間過長，也不要明顯地抬腕看表或顯出不耐煩的樣子。實(shí)在無法再等候，可以向秘書說明，并另定機(jī)會，不可大發(fā)雷霆。

④當(dāng)你被引到約見者辦公室時，如果是第一次見面，應(yīng)先做自我介紹，如果已經(jīng)認(rèn)識了，只要互相問候并握手就行了。

⑤談話時應(yīng)開門見山，言歸正傳，而不要閑扯個沒完。清楚直接地表達(dá)你要說的事情，與接待者的意見相左時，不要爭論不休。對接待者提供的幫助要致以謝意，但不要過分。

⑥要注意觀察接待者的舉止表情，適可而止，當(dāng)接待者有不耐煩或有為難的表情時，應(yīng)轉(zhuǎn)換話題或口氣；當(dāng)接待者有結(jié)束會見的表示時，應(yīng)立即起身告辭。

⑦告辭時要同主人和其他客人一一告別，說“再見”、“謝謝”；主人相送時，應(yīng)說“請回”、“留步”、“再見”。