公文用紙應統(tǒng)一采用國際標準A4型紙，雙面印刷。

5.公文寫作的語言要求

（1）準確

①認真辨析詞義。在漢語中，有大量意義相同或相近的詞匯，稱為同義詞或近義詞。其實，即使是同義詞，細細分辨起來還是有些微妙的差異。譬如，“優(yōu)異”、“優(yōu)秀”、“優(yōu)良”，這三個詞粗看相近，細看則有程度的區(qū)別?！肮奈琛?、“鼓動”、“煽動”，從動作的方向和力度上看并無差異，但感情色彩卻很不相同。寫作公文，必須在詞語的細微差別和感情色彩上仔細斟酌。

②講究語法和邏輯。公文寫作語言的規(guī)范性，體現(xiàn)在句子上就是造句合乎語法規(guī)則、合乎邏輯。首先，句子成分要完整。對于每一個句子來說，主干成分也不是必不要少的，但是省略有省略的規(guī)則，不能任意省略和無故殘缺。例如：“廠領導的做法，受到了全廠職工的熱烈歡迎。對他們聯(lián)系群眾、實事求是的作風給以很高評價?！焙笠粋€句子就殘缺句子成分。誰給以評價？少了主語，違反了語法規(guī)則，意義也不明白了。其次，句子中詞語之間的搭配要恰當。詞語相互搭配在一起，必須符合事理和習慣，否則就是不通。再次，造句還要講究邏輯性。有些句子語法上沒有問題，卻出現(xiàn)了種屬概念并列、自相矛盾等邏輯錯誤。

（2）簡練

①用語精確，以一當十。在生活中我們都有這樣的體會：有時一兩個詞句，就能把要說的意思清楚完整地表?出來；有時，說了很多話，要表達的意思卻仍然不清楚。從理論上說，人類創(chuàng)造的成熟的語言，足以表達人類的常規(guī)的思想和情感，至于文學作品中那些復雜微妙的心境，有時只可意會、不可言傳，只能借形象曲折地加以表現(xiàn)，在公文寫作中是不常出現(xiàn)的。公文寫作中之所以有用語繁多意思仍不明白的情況，多半是由于用語不精確，只好增加語句去彌補，結果反而是“言愈多而理愈亂”。

②盡量使用短句。著名作家老舍曾經(jīng)說，他寫文章，總喜歡寫短句子，七八個字一句，十個字左右一句。他認為，這樣寫，讀者好讀，意思也簡練明白。公文與文學雖然是?同質的語言，但基本道理是相通的。為了做到簡練，不妨學學老舍。

③適當采用文言詞語。繼承文言詞語的一個主要原因，就是文言詞語比現(xiàn)代漢語更精練。例如“來函收悉”四個字，要換成“來信收到，內容盡知”，文字多了一倍，意思卻一點也沒有增加，而且這還不是真正的白話。要換成“你們的來信我們收到了，其中的內容經(jīng)過閱讀都已明白了”，才是真正的白話，可那樣豈不是大煞風景？當然，運用文言詞語，要特別注意不得生吞活剝，食古不化，要適當、活用、自然、流暢。

（3）質樸

①不做作，不生造。大方、莊重、樸實，是公文語言的基本風格。公文語言忌諱華麗、造作、賣弄。做作、生造的原因有兩個：一個是虛榮心導致的錯覺，以為語言越新異越能顯示作者的才華，于是生硬地造出一些自以為高超的新詞來，向別人炫耀；另一個原因是對詞語的運用還沒有達到得心應手的程度，對其含義還不能準確辨析。只要端正文風，刻苦學習，這些毛病并不難克服。

②不溢美，不虛飾。溢美、虛飾，也是公文語言的大忌。說某人工作刻苦，動不動就說他廢寢忘食，甚至說他連續(xù)幾天幾夜不合眼堅守在工作崗位上。這些溢美之詞既不真實，也不感人，效果往往適得其反。