過濾員除了按照過濾問卷詢問外，還需要特別注意以下事項：

（1）從現(xiàn)在到開會期間，與會者行程變故的可能性大小。對于某些表示不確定因素較多的人要特別注明。

（2）與會者對交通線路、地址是否清楚，是會開車、騎車、乘出租車還是步行來。

（3）對于會議議題有什么特別不一樣的意見，顯示其不同于一般與會者的特點。

（4）再次確認(rèn)郵件寄發(fā)地址、電話號碼，有時候可能要使用其他聯(lián)系方法，如手機(jī)或者使用Email發(fā)送邀請信。

（5）告知調(diào)查機(jī)構(gòu)的聯(lián)系方式及聯(lián)系人。

書面邀請及確認(rèn)以公司、研究所、課題組的正式名義發(fā)送書面邀請函。邀請函應(yīng)指明本次座談會的目的，強(qiáng)調(diào)受邀對象的意見的重要性，會議時間、地點（一般應(yīng)附地圖、停車位置）、特別注意事項（如系母子配對座談會，強(qiáng)調(diào)會有照顧孩子的專人），確定會議津貼。信末應(yīng)附最方便的聯(lián)系方式與聯(lián)系人。邀請函應(yīng)用單位抬頭信箋，并有正式的印信及項目負(fù)責(zé)人簽字。

在書面邀請發(fā)出后，計算一般郵件應(yīng)該到達(dá)的時間稍后去電、發(fā)Email或其他有效方式確認(rèn)其是否收到邀請函，并再一次詢問有沒有什么影響他出席會議的因素。

會前一天確認(rèn)。正式開會前一天，應(yīng)將與會者全部再確認(rèn)一遍，確保第二天與會的人數(shù)不低于所需與會者人數(shù)的120%~130%。

如果在會議前一天遇到客觀變故，如天氣預(yù)報會下大雪、路段戒嚴(yán)或者其他可能影響開會的情況，則需要和與會者溝通，告知其任何可能的變動因素。如會議取消，也一定要專門致電或發(fā)Email，并對與會對象表示道歉。某些與會者可能需要特別接送，應(yīng)再次落實地點、時間、接送方式。

會前確認(rèn)。一般通知的開會時間會比實際的開會時間早半個小時左右，對陸續(xù)到來的與會者先請其登記（含姓名、單位、聯(lián)系方式及身份證號碼，對與會津貼發(fā)放稅務(wù)部門需要有含身份證號碼的發(fā)票收據(jù)），并在不是開會場所的另一房間就座。主持人、組織助理可以與這些與會者稍作溝通。對來得過早的與會者要準(zhǔn)備一些閱讀資料，并有人負(fù)責(zé)接待。

主持人與組織助理及與會者事先有所溝通的價值在于，如果實際來到的人數(shù)超過了需要的量，可以選擇在相同與類似背景條件下較長于言談的人與會?？烧埬切┱絽⑴c的人先離開去開會的房間，對余下的與會者則應(yīng)表示，“這次我們開會有兩個方式，一部分人開這個會，另一部分人則使用分別訪談或另開一會的方式”，不要使他們有被剔除的感覺。訪問完成后，應(yīng)如數(shù)足額給付與會津貼。僅對遲到的與會者可以不再訪問或只給付部分承諾的津貼。表32列出了過濾過程的時間及候選與會人數(shù)控制。表32過濾過程的時間及候選與會人數(shù)控制

以在1個城市進(jìn)行3組（8人/組）座談會為例初選過濾書面邀請并確認(rèn)開會前開會時間4~5天1~2天2天2天1天候選人數(shù)20~30人/3組15~25人/3組14~16人/3組10~12人/3組8人/3組

與會者的人數(shù)界定似乎還沒有一個說明與會者人數(shù)的學(xué)術(shù)依據(jù)，但大部分有實踐經(jīng)驗的人會傾向于8人/組，或者6~10人/組這樣一個選擇范圍。大部分調(diào)查公司所進(jìn)行的市場研究座談會在6~10人/組?？紤]到每組中總有1~2人是不那么積極的冷面人物，事實上8~10個人是個不錯的安排。如果以每個座談會2小時來說，除去主持人所占用的時間，8人座談會中每個與會者所擁有的發(fā)表意見時間在15~20分鐘。如果與會者增至12人/組，則每個與會者所擁有的時間只有10分鐘左右，則作為一種具深度的定性研究方法，其實際效能就值得懷疑了。

但是與會者人數(shù)在6~10人之間并非一個成規(guī)，而需視研究項目需要之差異。如果是一個以新品測試為主的座談會，則12~15人/組都問題不大，因為整個座談會對于研究深度之需要并不突出。而如果是一個中學(xué)生的小圈子研究，其數(shù)量以合乎同一小圈子標(biāo)準(zhǔn)（如每周除上課外呆在一起的時間超過10小時）為依據(jù)，可能是2~3人，也可能是20~25人。家庭焦點團(tuán)體座談也有同樣問題，依據(jù)家庭規(guī)模之大小，其與會者人數(shù)也會有很大的彈性。因此我們所講的6~10人/組或8人/組標(biāo)準(zhǔn)更主要的是針對常規(guī)的陌生人座談會而言的。較大型會議的問題是控制上的困難，比如有幾個人可能同時發(fā)言；有人與鄰近的人講悄悄話；記錄者不易記錄交錯發(fā)言者的意見。

某些時候，因為研究深度的特別需要，而會進(jìn)行3~5人的“微型焦點團(tuán)體座談會”，這類座談會中給予每個與會者的發(fā)言時間要多得多。它有利于每個與會者對每個問題都有清楚完整的表述。但較小型的座談會的互動氣氛一般不如規(guī)模稍大的座談會，而且極易為個別“專家型”與會者主導(dǎo)。

另外一些時候，多達(dá)30~50人的大會議也可以按焦點團(tuán)體座談會的某些組織與主持方式來進(jìn)行，它對會議的控制方式所導(dǎo)致的會議效果也會明顯不同于傳統(tǒng)的會議。

座談會的次數(shù)經(jīng)驗規(guī)則指出，在3~5組座談會后，很少再能提供什么新的見解。這種經(jīng)驗規(guī)則如果用在同質(zhì)同構(gòu)的地區(qū)所進(jìn)行的多組座談會上可能是有效的。但是考慮以下因素就需要重新考慮這一見解的可靠性：1地區(qū)間居民的心理、行為、行動能力差異很大；2如果轉(zhuǎn)換一種構(gòu)成結(jié)構(gòu)組成與會者團(tuán)體；3考慮遴選過程的缺陷導(dǎo)致的與會者構(gòu)成的偏差；4有時候，我們對某一個地方、某一個群體、某一類產(chǎn)品消費、某一個社區(qū)的情況一無所知或所知甚少，我們先需要以任何標(biāo)準(zhǔn)開一些座談會來了解情況。

僅僅做一組座談會也能提供許多情況，它要比不作任何探查就決定要來得表面合理一些。也許我們首先要通過一些實驗性的座談會、專家訪問、個人深訪、二手資料檢索對于我們所面臨的問題區(qū)分出其地域、人群、層次、特性方面的差異。

原則上來說，一種產(chǎn)品在一個特定地區(qū)針對某個特定消費群體，3組座談會已相當(dāng)充分；但如果它的目標(biāo)消費群體分布在三個文化差異很大的地區(qū)，比如上海、廣州、北京，那么也許需要各2~3組；如果一個產(chǎn)品它本身就是一種大眾消費品，但如果我需要解決的是它的領(lǐng)先消費群體的消費決策方式，我只需要針對這個群體在一個特定地區(qū)做1~2組座談會，而如果我要了解的所有各個細(xì)分市場的不同群體的行為表現(xiàn)，我也許得在一個市場就要做7~8組座談會。有些單位做職員研究時，進(jìn)行全員研究（尤其是較小的單位）；或者做大比率的抽樣產(chǎn)生與會者的座談會（20%~30%），座談會總數(shù)達(dá)到30~40個。條件變化決定了解這種條件變化的手段的數(shù)量。在很多項目中，實際上往往是費用有限而導(dǎo)致了在技術(shù)上可以做到的工作只能做到一部分。

會議時間的安排大部分焦點團(tuán)體座談會的時間長度在15~2小時之間。通常而言，時間太短難以達(dá)到研究的深度；而時間太長，與會者會喪失耐心，而且一部分與會者會在后期流失。實際工作中，也有座談會長達(dá)25~3小時的，這需要在事前就跟與會者約定好。但是在多組座談會且客戶又期望了解的問題較多的情況下，往往第一組甚至第二組會成為時間調(diào)整及內(nèi)容調(diào)整的試驗組。

通知座談會的時間應(yīng)適當(dāng)提前，考慮到某些地方的人有遲到習(xí)慣、交通因素、天氣因素、會前登記與最后過濾。如果是下午2：00開會，通知時間最適宜在1：30。

大部分情況下，座談會時間宜安排在周末，尤其是涉及私人事務(wù)的研究內(nèi)容（如個人消費品、商業(yè)服務(wù)）；但如果涉及某些公共事務(wù)、政策話題，參加者又為單位工作人員，要談?wù)摰膬?nèi)容屬于其工作范圍內(nèi)的，有些人會樂于在工作日開會；有些人在這兩個時間都不合適（如個體經(jīng)營者），可以利用傍晚時間。

一般情況下，如果一個項目有多組座談會，適宜由一個主持人來負(fù)責(zé)，在一地的項目完成后再接續(xù)主持下面的項目。但在時間緊迫的情況下，可以由數(shù)位主持人同時主持。在此情況下，應(yīng)將數(shù)位主持人先集中一地觀摩1~2組，進(jìn)行充分討論交流后再行分頭主持。

在項目確定后，項目負(fù)責(zé)人應(yīng)將整個工作進(jìn)展的安排制成日程表，供客戶人員、資助機(jī)構(gòu)及本單位或課題組的人員掌握。大部分市場調(diào)查項目的日程安排會比較緊湊。對時間安排出現(xiàn)的任何調(diào)整（如航班誤點、募集不力而導(dǎo)致與會人員不足、天氣原因?qū)е虏灰碎_會）等均應(yīng)及時與客戶溝通。