把工作安排記錄在筆記本上，對于許多辦公室一族來說并不算什么新鮮事。但是小章卻在這一點(diǎn)上頗費(fèi)心思，“我們公司的上班時(shí)間是九點(diǎn)，而我通常會(huì)提前一刻鐘到辦公室。我用這段時(shí)間重新梳理一下自己的工作日記?！?/p>

和別人的工作任務(wù)清單不一樣，小章習(xí)慣在工作列表中使用彩色的水筆做出標(biāo)記，用紅色表示重要的事情，用黃色表示緊急的事情，綠色則用來表示需要完成的事情?！霸诠ぷ髦?，我慢慢地發(fā)現(xiàn)，會(huì)出現(xiàn)‘忙不完的’情況通常是用綠色標(biāo)記的這些事情。”

小章是負(fù)責(zé)公司的廣告方案策劃的，“比如我做一項(xiàng)方案策劃，并不一定要在緊急的時(shí)間內(nèi)交出來，但是其中卻可能會(huì)涉及到多個(gè)環(huán)節(jié)。如果在工作安排中，只把這一項(xiàng)當(dāng)作‘要完成的事情’來做，就可能會(huì)影響到整體的工作節(jié)奏，到了deadline之前往往忙得焦頭爛額，錯(cuò)誤百出?！币虼?，小章經(jīng)常會(huì)把一些復(fù)雜的工作事項(xiàng)拆分成幾個(gè)環(huán)節(jié)，把各個(gè)環(huán)節(jié)的安排加入到自己的整個(gè)工作周期中，把綠色事項(xiàng)逐層升級(jí)到黃色、綠色階段，對他提高工作效率起到了很大的幫助。

小章的工作日記還加入了一個(gè)“時(shí)間里程表”。除了每天需要完成的工作清單外，他還對完成工作的時(shí)間進(jìn)行了詳細(xì)的標(biāo)注?！拔也⒉皇呛唵蔚匕凑障挛缫稽c(diǎn)完成某某工作來標(biāo)注，我習(xí)慣把一項(xiàng)工作任務(wù)分成三份，到幾點(diǎn)完成工作的三分之一，到幾點(diǎn)完成工作的三分之二，以及什么時(shí)候完成最后的工作?！边@樣的細(xì)化，更利于小章進(jìn)行計(jì)劃與實(shí)際工作進(jìn)度的比照，從很大程度上避免了工作低效、拖拉的問題。

這些筆記本里看似平常的小細(xì)節(jié)，其實(shí)就是小章永遠(yuǎn)走在時(shí)間前面，獲取“超能力”的秘訣，善于管理時(shí)間是他在同事中脫穎而出的一件法寶。

讓你脫穎而出的第二象限

記得電視節(jié)目人洪晃在她所主持的一期“大人在說話”的節(jié)目時(shí)，談到自己在管理員工時(shí)，通常會(huì)給他們一個(gè)較短的任務(wù)限期，因?yàn)樗l(fā)現(xiàn)，“很多員工在一個(gè)星期完成的工作表現(xiàn)和三天之內(nèi)幾乎是沒有什么區(qū)別的。”

這和時(shí)間管理學(xué)中對工作任務(wù)的“四象限”劃分不謀而合。

在時(shí)間管理學(xué)中，把行動(dòng)分成了四種類型：重要且緊急、重要但不緊急、緊急但不重要和不緊急也不重要?？梢酝ㄟ^數(shù)學(xué)里象限的方式表示出來。

重要且緊急一般都是指必須立刻或在近期內(nèi)要做好的工作。不少像洪晃一樣的經(jīng)理人發(fā)現(xiàn)，在這樣情況下，時(shí)間管理幾乎不會(huì)出現(xiàn)什么樣的問題，員工通常都能夠把自己的工作處理好。原因很簡單，因?yàn)檫@些工作任務(wù)的緊急和重要性，它們比其他每一件事都優(yōu)先。如果拖延是造成緊急的因素，那么現(xiàn)在已經(jīng)不能再拖延了。

事實(shí)上，對職場人提出最大考驗(yàn)的往往是第二象限的時(shí)間管理。他們在處理這個(gè)象限的事件時(shí)，并非那么明智，因此會(huì)帶來更大的壓力，覺得時(shí)間無處籌措。如果能把這兩個(gè)象限的時(shí)間管理做好，無疑你就能夠像小章一樣，具有“超能力”，讓你在緊張的工作節(jié)奏中得到舒松，也更加容易以出色的工作表現(xiàn)吸引老板的目光。

我們不妨先來看看第二象限：重要但不緊急的事情。在我們的工作和生活中，很多事情都屬于這個(gè)類型，它們是重要的，但是可以現(xiàn)在或稍后再做，甚至可以一致拖延到最后的期限。然而第二個(gè)象限實(shí)際上是與第一象限卻是互通的，第二象限的擴(kuò)大會(huì)使第一象限的事件減少。比如有一項(xiàng)工作任務(wù)，限期為一周。如果采用一味拖延的方式，直到工作限期將至，才開始緊張地工作，不僅加重了自己的負(fù)荷，更加大了工作錯(cuò)誤發(fā)生的幾率，如果遇到突發(fā)事件，甚至?xí)e手無措。工作的效果打折扣，職場人的工作能力也會(huì)因此受到老板的懷疑。