文件一般可分為兩類：

正在辦理狀態(tài)：與目前手頭工作有關(guān)的、或是看過(guò)后決定保留的文件。

已辦、需保存狀態(tài)：已處理完畢、但仍需要保存的文件，如合同、發(fā)票等。

也就是說(shuō)，正在辦理的文件，等到辦理完畢后，要么變成第二種狀態(tài)，即需要保存起來(lái)，要么就應(yīng)及時(shí)丟棄。整理時(shí)最基本的步驟就是-——首先把文件大致分為以上兩類。

正在辦理的文件因?yàn)槭褂妙l率高，應(yīng)盡量擺放得離手邊近一點(diǎn)，以方便隨時(shí)拿到。文件用完后應(yīng)及時(shí)存放，存放時(shí)也應(yīng)盡量使用透明文件夾，這樣可以對(duì)文件內(nèi)容一目了然。

而那些已辦好、需保存起來(lái)的文件，因?yàn)椴怀Ｓ?，建議放進(jìn)書(shū)櫥或紙箱內(nèi)保存。如果放進(jìn)大文件夾保存的話，應(yīng)在文件夾側(cè)面貼上標(biāo)簽，標(biāo)上內(nèi)容，做到一目了然。

只要做到上述幾項(xiàng)，就可以說(shuō)達(dá)到了整理的效果，可以確保您工作時(shí)“需要的物品”都集中擺放在您手邊了。