現(xiàn)在你手邊有什么東西可以用來寫字或者錄音嗎？你手頭常備有這樣的東西，以便晚些時候再對里面的內(nèi)容進行處理嗎？如果沒有，我建議你準備一個筆記本和一支鋼筆，袖珍錄音機也可以，把它們隨身攜帶。家里、辦公室的電話機旁邊也要常備一個筆記本。不管在家還是在辦公室，你在書桌前坐下來的時候，要有一個翻開了新的一頁的筆記本。在你動腦筋想問題、在你會見別人的地方放一塊白板?？紤]買一個心靈地圖、描畫輪廓和其他格式靈活的頭腦風(fēng)暴軟件?？疾煲幌掠袥]有可以把電話信息轉(zhuǎn)換成電子郵件的謄寫服務(wù)。一定要把你看著舒服、用著順手的工作籃擺在你的工作臺前或者家里合適的地方。在你的公文包里裝一個塑料或者聚乙烯文件夾，專門用來捕捉你想到的念頭。

生活中，我要隨時保持大腦清空、事務(wù)有條不紊，最重要的工具莫過于可以放進工作籃、隨寫隨撕的即時貼，從不離身的袖珍記事本和公文包里隨身裝著的紅色文件夾。

我把這些東西看得很牢，沒有一樣?xùn)|西落在外面，它們始終是我重要的掌控手段。隨著年齡的增長，我經(jīng)常在一些毫無關(guān)聯(lián)的地方想出妙點子（這是成熟而不是衰老的跡象?。?。我在研討會的空隙喝咖啡的時候，想到6個月后的大項目。我在項目會議上，想到要去商店買幾樣新奇的小玩意，以備幾天以后招待客人之用。我知道，我在這些場合捕捉到的一切都各有歸屬，在合適的時候?qū)⒌玫酵咨铺幚恚歉杏X真是太好了。

我的經(jīng)驗是，你在工作和生活中的資格越老，責(zé)任越大，你在工作場合以外想到工作中的好主意，在家庭范圍以外想到與家庭有關(guān)的妙點子的可能性就越大。你的責(zé)任多了，在履行這些責(zé)任時，更要抓住重點，主次分明。你在全力以赴處理一件事的時候，沒有工夫操心別的事。大有深意的奇思妙想往往是在最奇怪、最離譜的時間和地點想到的。養(yǎng)成良好的習(xí)慣，善于利用工具，在它們一冒出來就牢牢抓住，并盡快作出處理，是標(biāo)志性的“艦長和指揮官”型體驗。

建立日程表和行動清單

你也許已經(jīng)習(xí)慣了在工作中用日程表記事。一定要保證它的標(biāo)記和提示信息全面而準確，你能信任它，看到它就一目了然，它顯示的時間表一覽無余。

如果你還沒有這么做，就請你想一想怎么歸置提示清單，如電話、外出事務(wù)、電腦事務(wù)、家庭事務(wù)、“等待”清單等。如此分門別類以后，就可以用文件夾、活頁筆記本、行動軟件和文件夾軟件輕松進行管理。如果你此前沒有接觸過這套方法，想試試看效果如何，我建議你用簡單的、用得順手的工具來安排這些提示信息，并使之條理化。

設(shè)立專項事務(wù)清單

你希望設(shè)立和保存無限量的清單，隨時找到自己想查看的內(nèi)容。你想把自己在每個關(guān)注層面想到的念頭一一捕捉，比如目標(biāo)、年度計劃、長遠愿景、個人價值觀等，為了便于查閱，必須把它們條理化。

這種專項事務(wù)清單使用紙質(zhì)規(guī)劃書效果很好。你也可運用格式自由的多種軟件，比如微軟Outlook的Notes功能或Lotus Notes的Personal Journal數(shù)據(jù)庫。只要它能讓你創(chuàng)建條目，把問題分門別類地整理好就行。

設(shè)立參考系統(tǒng)

數(shù)字和紙質(zhì)的參考資料可謂浩如煙海，你需要把內(nèi)容龐雜的資料整理好，做到用起來便捷舒適。如果你沒有建立參考系統(tǒng)，沒有使它發(fā)揮作用，“材料”就容易大量堆積，其他條目的提示清單和資料也很難一直保持井井有條、條理分明。