以云使用者的視角看待商業(yè)與財務

與公司運營的其他項目相同，公司負責人需要審視云計算合同中有關貿易與財政法規(guī)方面的事項。公司負責人若未注意上述法規(guī)的相關規(guī)定，則會產生重大的風險(包括財務風險) 。

發(fā)票與稅金的要求通常是通用性的，并與技術無關。 因此，并未針對采購云計算服務而有任何特別的要求或規(guī)定。但是，還是要注意以下幾點:

( 1 )文件記錄、留底存盤和會計責任。

( 2) 云計算的可減稅成本。

( 3 )云計算營業(yè)場所的相關議題。

(4)增值稅( Value AddedTax，VAT)的相關影響。

保留賬戶與留存記錄的責任

業(yè)務負責人能夠通過云計算獲得各種服務，包括存儲、各項業(yè)務的處理、財務數(shù)據(jù)外包等，這些業(yè)務流程執(zhí)行都完全基于 IT。業(yè)務負責人須保證能夠正確且適時地了解完整的賬單數(shù)據(jù)，并以電子檔案存儲。另外，需要事先明確規(guī)范是否允許外部 ( OffPremises) 處理數(shù)據(jù)。 這尤其適用于原始的賬戶資料與財政法相關，且該資料保存在國外的情況，而國內財政法對此又有嚴格規(guī)定時。

一般而言，賬戶設計必須滿足簿記有條不紊的要求。 尤其要讓第二方合作廠商的專家(如審計員)對所有的交易行為都可一目了然，并在合理的時間內得知該公司的情況。業(yè)務項目必須能夠追蹤原本的來源與處理的程序。不可任意更改賬目;或記錄，以免查不到原始資料。當書面和其他要求的記錄存放在數(shù)據(jù)載體上時，則必須確認數(shù)據(jù)是否為永久不變、是否能夠立即取得，且在整個保存期間內，這些資料是否清晰可辨。

至于稅務審計方面，稅務局被授權存取所有與公司相關的電子數(shù)據(jù)，以及所有相關稅務文件的存放媒體數(shù)據(jù)。舉例來說，德國與奧地利的財政官員可通過 IT 系統(tǒng)獲得并審計納稅人的賬戶資料。 審計員不僅有權查驗這些存盤的文件與記錄，納稅義務人也必須按規(guī)定將數(shù)據(jù)提交至數(shù)據(jù)載體上，提供必要的數(shù)據(jù)結構信息(包括格式化細節(jié)、字段定義、檔案結構、鏈接等) ，以使機器可正確讀取，這也適用于公司數(shù)據(jù)若由外部會計師或數(shù)據(jù)中心建立或處理時。在瑞士，稅務審計員在正常的征稅過程中，無權在 IT 系統(tǒng)上存取納稅義務人的數(shù)據(jù)，也無權存取受委托的外部服務商的IT 系統(tǒng)數(shù)據(jù)。然而，納稅義務人仍應依規(guī)定提供業(yè)務文件，或存放于電子數(shù)據(jù)載體上的資料。