按照一定的規(guī)定或準則來維護機關之間的行文秩序稱為行文規(guī)范。公文行文規(guī)范的內容包括行文關系、行文方向與方式、行文規(guī)則以及辦理程序四個方面。

一、行文關系

公文的行文關系是指發(fā)文機關與收文機關之間的公文往來關系。具體地說，行文關系是根據(jù)機關的組織系統(tǒng)、領導關系和職權范圍所確定的機關之間的文件授受關系。國家行政機關的隸屬關系和職權范圍是由《中華人民共和國憲法》規(guī)定的，地方各級人民政府服從國務院（中央人民政府）是我國各級行政機關行文關系的基本準則。黨的各級組織的隸屬關系和職權范圍是由《中國共產(chǎn)黨章程》規(guī)定的。下級服從上級，全黨服從中央是黨的各級組織行文關系的基本準則。

二、行文方向與方式

根據(jù)機關之間的不同的行文關系，可以將機關的行文分為上行、下行和平行三個方向，并根據(jù)機關工作的需要分為三種行文方式。

1．下行文

下行文是指上級領導機關或業(yè)務主管部門對所屬下級機關或業(yè)務部門的一種行文。根據(jù)發(fā)文的不同目的和要求，下行文可分為三種行文方式：

逐級下行文。

多級下行文。

直達基層組織和群眾的下行文。

2．上行文

上行文是指下級機關或業(yè)務部門向所屬上級領導機關或業(yè)務主管部門的一種行文。根據(jù)發(fā)文機關的實際工作需要，上行文又可以分為三種行文方式：

逐級上行文，這是上行文中最基本、最常用的一種方式。

多級上行文。

越級上行文。

3．平行文

平行文是指同級機關或者不相隸屬的、沒有領導與指導關系的機關之間的行文。

三、行文規(guī)則

1．公文寫作的一般步驟和方法

明確發(fā)文主旨。

收集有關材料。

擬出寫作提綱。

認真起草正文。

反復檢查修改。

2．公文寫作人員的素質修養(yǎng)

政治素質好。

有一定的政策理論水平。

熟悉業(yè)務和機關工作情況。

有較寬的知識面。

有較好的文字功底。

四、公文辦理程序

公文辦理程序就是指公文在機關內部從形成到運轉處理所必須經(jīng)過的一系列環(huán)節(jié)。公文辦理程序包括收文辦理和發(fā)文辦理兩個部分。1．收文

收文，是指機關文書部門收進外單位發(fā)來的文件材料。收文辦理是指文書部門收到文件材料后，在機關內部及時運轉直到閱辦完畢的全過程。組成這一過程的一系列相互銜接的環(huán)節(jié)稱之為收文辦理程序。主要有：簽收、拆封與登記、分發(fā)與傳閱；擬辦、批辦與承辦；催辦、查辦與注辦。

2．發(fā)文

發(fā)文，是指機關文書部門根據(jù)本機關的工作需要向外發(fā)出文件材料，包括本機關制發(fā)、轉發(fā)、翻印、復印的文件材料等。發(fā)文辦理，就是指文書從擬稿到印制發(fā)出的整個運行過程。發(fā)文辦理程序由擬稿、審核與簽發(fā)；核發(fā)、繕印與校對；用印、登記與分發(fā)等環(huán)節(jié)組成。