公文篇——公文是信息、政策的載體

開篇寄語

一個國家，一個組織，一個單位，要規(guī)范、約束所屬組織、單位與個人的行為，規(guī)定什么可以做、什么不可以做，該怎樣做、不該怎樣做等，這都需要應用文。這類應用文往往是公文，它們不僅具有規(guī)范性，而且還具有很大的強制性和約束力，在其所確定的范圍內(nèi)，人人都必須遵照執(zhí)行。

第一課 公文概述

應知導航

（1）了解公文的概念、特點及種類。

（2）掌握公文的寫作格式。

知識探究

公文概述

一、公文的概念及作用

1. 概念

公文有廣義和狹義之分。從廣義上講，公文是黨政機關(guān)、人民團體、企事業(yè)單位在進行公務活動時所使用的體式完整、內(nèi)容系統(tǒng)的各種書面材料。狹義的公文是指行政公文，主要是指國家行政機關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。本課主要學習黨政機關(guān)公文的寫法。

2. 作用

（1）規(guī)范和指導作用。公文中有相當一部分是法律、規(guī)定、條例和辦法，具有法定效力，能規(guī)范行為、指導行動。

（2）宣傳和教育作用。公文承擔著宣傳、貫徹國家方針、政策的使命，具有教育群眾、統(tǒng)一思想、統(tǒng)一行動的功能。

（3）交流和溝通作用。公文能使國家的各項方針、政策在上下級機關(guān)、平行機關(guān)間傳遞。通過溝通與交流，各部門相互配合，最終達到步調(diào)一致。

（4）憑證和依據(jù)作用。公文是辦理公務的憑證和依據(jù)。離開了行政公文的憑證和依據(jù)作用，各級機關(guān)就難以開展正常有序的工作。

二、公文的特點

1. 法定的權(quán)威性

這主要表現(xiàn)在兩個方面：一是具有法定的作者，即作者和發(fā)布者均是依法成立、合法存在的，是依法行使職能權(quán)利和履行義務的機關(guān)或首長，任何個人是不能隨意制定、發(fā)布公文的；二是具有法定的效用，制發(fā)公文是行使法定職權(quán)的行為，因此對受文者來說，公文具有法定的權(quán)威和效用，必須遵守或執(zhí)行。

2. 明確的政策性

明確的政策性是由行政公文的政治內(nèi)容所決定的。行政機關(guān)的行政管理活動，如發(fā)布行政法規(guī)、宣布重大強制性行政措施、傳達國家的方針政策等，都具有強烈的政策性。

3. 嚴格的時效性

公文的效用具有時間性，也就是所說的時效。公文必須及時下發(fā)或上達，迅速地解決公務活動中的實際問題。過了一定時間，公文就失去了解決現(xiàn)實問題的效用。所以行政公文在一定歷史時期的某一特定時間發(fā)揮作用，不具備永久的效用。

4. 程式的規(guī)范性

程式是編制和辦理公文的一系列方法、程序和格式。行政公文具有不同于一般文章的規(guī)范的程式。2012年4月16日中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發(fā)的《黨政機關(guān)公文處理工作條例》（以下簡稱《條例》）中對公文種類、公文格式、行文規(guī)則、公文擬制、公文辦理和公文管理有明確的規(guī)定，要求各單位遵照執(zhí)行。

三、公文的種類

（1）公文按適用范圍劃分為決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、議案、函和紀要，共15種（依據(jù)《條例》中的規(guī)定）。

（2）公文按行文方向劃分為上行文（下級機關(guān)向上級機關(guān)報送的公文，如報告、請示）、平行文（平級或不相隸屬的機關(guān)單位傳遞的公文，如函、議案）、下行文（上級機關(guān)向下級機關(guān)傳遞的公文，如命令、決定、公告）。

（3）公文按緊急程度劃分為特急、加急兩級。

（4）公文按保密等級劃分為絕密、機密、秘密3級。

四、公文的格式

公文的格式分為版頭、主體、版記3部分。

1. 版頭

置于公文首頁紅色分隔線以上的部分稱為版頭，約占版面的三分之一，包括份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人等要素。

（1）份號。份號是公文印制份數(shù)的順序號，意即將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號。涉密公文應當標注份號，標注時一般用6位3號黑體阿拉伯數(shù)字，頂格編排在版心左上角第1行。

（2）密級和保密期限。密級和保密期限即公文的秘密等級和保密的期限。涉密公文應當根據(jù)涉密程度分別標注“絕密”“機密”“秘密”和保密期限，標注時一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角第2行，保密期限中的數(shù)字用阿拉伯數(shù)字標注，如需同時標識密級和保密期限，二者之間用“★”隔開。

（3）緊急程度。緊急程度是公文送達和辦理的時限要求。根據(jù)緊急程度，緊急公文應當分別標注“特急”“加急”，電報應當分別標注“特提”“特急”“加急”“平急”，標注時一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角。如需同時標注份號、密級和保密期限、緊急程度，應按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。

（4）發(fā)文機關(guān)標志。發(fā)文機關(guān)標志由發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。標志居中排布，標志上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用小標宋體字，顏色為紅色，以醒目、美觀、莊重為原則，一般最大不能大于22mm×15mm。聯(lián)合行文時，發(fā)文機關(guān)標志可以并用聯(lián)合發(fā)文機關(guān)名稱，也可以單獨用主辦機關(guān)名稱。如需同時標注聯(lián)署發(fā)文機關(guān)名稱，一般應當將主辦機關(guān)名稱排列在前；如有“文件”二字，應當將其置于發(fā)文機關(guān)名稱右側(cè)，以聯(lián)署發(fā)文機關(guān)名稱為準上下居中排布。

（5）發(fā)文字號。發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯(lián)合行文時，使用主辦機關(guān)的發(fā)文字號。用3號仿宋體字編排在發(fā)文機關(guān)標志下空二行位置，居中排布。上行文的發(fā)文字號居左空一字編排，與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行。發(fā)文機關(guān)代字通常由三部分構(gòu)成。第一部分一般取發(fā)文機關(guān)名稱中表地域的字（多為一字，亦可為一字以上，具體以少而不混為原則，如“國務院”取“國”字；“四川”取簡稱“川”字，不取“四”字；“無錫”取“錫”字，不取“無”字）。第二部分一般取該發(fā)文機關(guān)名稱中表工作性質(zhì)的字（如“政府”取“政”字或“府”字，“黨委”取“委”字，“公安廳”取“公”字等）。第三部分多為表行文方向的字，如上行文一般用“文”字，下行文一般用“發(fā)”字，也有取公文文種的，如用“函”字（只限平行文）。年份、發(fā)文順序號均用阿拉伯數(shù)字標注。年份應標全稱即4位數(shù)（如2012），用六角括號“〔〕”括入；發(fā)文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01或001等），在阿拉伯數(shù)字后加“號”字。上行文的發(fā)文字號居左空一字編排，與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行。

（6）簽發(fā)人。上行文應當標注簽發(fā)人姓名。由“簽發(fā)人”三字加全角冒號和簽發(fā)人姓名組成，居右空一字，編排在發(fā)文機關(guān)標志下空二行位置。“簽發(fā)人”三字用3號仿宋體字，簽發(fā)人姓名用3號楷體字。如有多個簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機關(guān)的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個姓名，回行時與上一行第一個簽發(fā)人姓名對齊。此時，發(fā)文字號與最末一行簽發(fā)人姓名在同一行居左空一字編排。

（7）版頭中的分隔線。發(fā)文字號之下4mm處居中印一條與版心等寬的紅色分隔線。

2. 主體

置于公文首頁紅色分隔線（不含）以下至公文末頁首條分隔線（不含）以上的部分稱為主體，包括標題、主送機關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件等要素。

（1）標題。標題由發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種組成。標題一般用2號小標宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當，標題排列應當使用梯形或菱形。

（2）主送機關(guān)。主送機關(guān)即公文的主要受理機關(guān)，即對公文負主辦或答復責任的機關(guān)，應當使用機關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關(guān)統(tǒng)稱。主送機關(guān)名稱用3號仿宋體字編排于標題下空一行位置，居左頂格，有多個主送機關(guān)的，各機關(guān)名稱之間一般用頓號隔開，回行時仍頂格，最后一個機關(guān)名稱后標全角冒號。如主送機關(guān)名稱過多導致公文首頁不能顯示正文時，應當將主送機關(guān)名稱移至版記抄送之上，標注方法同抄送機關(guān)。

（3）正文。正文是公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容，要求準確地傳達發(fā)文機關(guān)的有關(guān)方針、政策精神，寫法力求簡明扼要，條理清楚，實事求是。

公文首頁必須顯示正文。正文一般用3號仿宋體字，編排于主送機關(guān)名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標注。一般第一層用黑體字，第二層用楷體字，第三層和第四層用仿宋體字標注。文中數(shù)字、年份書寫時不能回行。

（4）附件說明。附件說明指公文附件的順序號和名稱。附件不是每份公文都有，而是根據(jù)需要一般作為公文正文的說明、補充或者參考材料。如有附件，在正文下空一行左空二字用3號仿宋體字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數(shù)字標注附件順序號（如“附件：1.×××××”），附件名稱后不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊。

（5）發(fā)文機關(guān)署名。發(fā)文機關(guān)署名應署發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱，用3號仿宋體字標注。其標注位置以加蓋印章的公文、不加蓋印章的公文和加蓋簽發(fā)人簽名章的公文而定。

（6）成文日期。成文日期表明公文從何時開始生效。一般署會議通過或者發(fā)文機關(guān)負責人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時，署最后簽發(fā)機關(guān)負責人簽發(fā)的日期。負責人簽發(fā)后，因故不能及時發(fā)文時，成文日期可請示簽發(fā)人重新確定或由發(fā)文機關(guān)秘書部門提出意見報領(lǐng)導確定。

（7）印章。公文中有發(fā)文機關(guān)署名的，應當加蓋發(fā)文機關(guān)印章，并與署名機關(guān)相符。有特定發(fā)文機關(guān)標志的普發(fā)性公文和電報可以不加蓋印章?，F(xiàn)就發(fā)文機關(guān)署名、成文日期和印章的配套使用進行詳細說明。

①加蓋印章的公文。成文日期一般右空四字編排，印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。

單一機關(guān)行文時，一般在成文日期之上，以成文日期為準居中編排發(fā)文機關(guān)署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。

聯(lián)合行文時，一般將各發(fā)文機關(guān)署名按照版頭中的發(fā)文機關(guān)先后順序從左到右、自上而下整齊排列在相應位置，并將印章一一對應、端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名，最后一個印章端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名和成文日期。印章之間排列整齊且互不相交或相切，亦不可離得太遠，每排印章兩端不得超出版心（一般每排最多排三個印章），首排印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。

②不加蓋印章的公文。單一機關(guān)行文時，在正文（或附件說明）下空一行右空二字編排發(fā)文機關(guān)署名，在發(fā)文機關(guān)署名下一行編排成文日期，首字相比發(fā)文機關(guān)署名首字右移二字，如成文日期長于發(fā)文機關(guān)署名，應當使成文日期右空二字編排，并相應增加發(fā)文機關(guān)署名右空字數(shù)。簡言之，意即發(fā)文機關(guān)署名與成文日期誰長，誰右空二字并以該項為標準編排另一項。

聯(lián)合行文時，應當先編排主辦機關(guān)署名，其余發(fā)文機關(guān)署名依版頭中的發(fā)文機關(guān)先后順序自上而下編排，做到等距撐開，長度相同。

③加蓋簽發(fā)人簽名章的公文。單一機關(guān)制發(fā)的公文加蓋簽發(fā)人簽名章時，在正文（或附件說明）下空二行右空四字加蓋簽發(fā)人簽名章，在簽名章左空二字標注簽發(fā)人職務，以簽名章為準上下居中排布，在簽發(fā)人簽名章下空一行右空四字編排成文日期。

聯(lián)合行文時，應當先編排主辦機關(guān)簽發(fā)人職務、簽名章，其余機關(guān)簽發(fā)人職務、簽名章依次向下編排，與主辦機關(guān)簽發(fā)人職務、簽名章上下對齊，每行只編排一個機關(guān)的簽發(fā)人職務、簽名章。

簽發(fā)人職務應當標注全稱，簽名章一般用紅色。

④特殊情況說明。當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務必使印章與正文同處一面，即用印頁（發(fā)文機關(guān)署名頁）至少應有一行正文，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。

（8）附注。附注指公文印發(fā)傳達范圍等需要說明的事項，用3號仿宋字體居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。注意，不寫“附注”字樣，具體說明事項與公文的行文方向有關(guān)。下行文一般是對公文的發(fā)放范圍以及使用時應注意的事項的說明（涉密），如“此件發(fā)至省軍級”“此件發(fā)至縣團級”“此件可見報/廣播”“此件可翻印”等。上行文按規(guī)定應當標注聯(lián)系人（簽發(fā)人）及聯(lián)系電話，聯(lián)系人姓名與聯(lián)系電話之間一般可用“，”或空一字隔開，如有多個聯(lián)系人及聯(lián)系電話的，各聯(lián)系人及聯(lián)系電話之間多用“；”隔開。

（9）附件。附件是公文正文的說明、補充或者參考資料，編排說明見前“附件說明”之下。

3. 版記

公文末頁首條分隔線以下末條分隔線以上的部分稱為版記，包括抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期等要素。

（1）版記中的分隔線。版記中的分隔線與版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線（推薦高度為0.35mm），中間的分隔線用細線（推薦高度為0.25mm）。首條分隔線位于版記中第一個要素之上，末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合。

（2）抄送機關(guān)。抄送機關(guān)是指除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機關(guān)（包括上級、下級和不相隸屬的機關(guān)）。抄送的目的是便于工作中的溝通和協(xié)調(diào)。標注抄送機關(guān)時應當使用機關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關(guān)統(tǒng)稱，一般用4號仿宋體字，在印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期之上一行的左右各空一字編排。

（3）印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期。印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期是指公文的送印機關(guān)和送印日期。一般用4號仿宋體字編排在末條分隔線之上，印發(fā)機關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位，后加“印發(fā)”二字。版記中如有其他要素（如翻印機關(guān)和翻印日期等），應當將其與印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期用一條細分隔線隔開。

4. 頁碼

頁碼一般用4號半角宋體阿拉伯數(shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線，一字線上距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應當連續(xù)編排。

公文的版式示例如下所示。

注：版心虛線框僅為示意，在印制公文時并不印出；實線框為紙邊。

第二課 命令（令）決定 意見

應知導航

（1）了解命令（令）、決定、意見的概念及種類。

（2）掌握決定、意見的寫作要求及方法。

知識探究

一、命令（令）

1. 概念

命令（或稱為令，下同）是國家行政機關(guān)及其領(lǐng)導人發(fā)布的具有強制性、權(quán)威性、指揮性要求的公文文種。《條例》中指出，命令適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章，宣布施行重大強制性措施，批準授予和晉升銜級，嘉獎有關(guān)單位及人員。

命令（令）是所有公文中最具強制執(zhí)行效力的下行文種。命令一經(jīng)發(fā)布，受令者必須絕對服從，沒有商量的余地，更不允許抵制和違反。通常所說的“令行禁止”，通過命令這種文體，能得到最充分的體現(xiàn)。

2. 種類

命令（令）按其功能，可分為公布令、行政令、獎懲令和任免令4類。

（1）公布令。公布令是國家權(quán)力機關(guān)、行政機關(guān)和國家領(lǐng)導人依照有關(guān)法律頒布行政法規(guī)和規(guī)章的命令。公布令一般由頒布對象、頒布根據(jù)、頒布決定、執(zhí)行要求4個部分的內(nèi)容組成。

（2）行政令。采取重大強制性行政措施時所使用的令文，稱為行政令，也叫指揮令。行政令的正文一般分為3個部分，即命令緣由（引言）、命令事項（主文）和執(zhí)行要求（結(jié)語）。

（3）獎懲令。獎懲令是上級對下級獎勵和懲戒有關(guān)人員時使用的令文，有嘉獎令和懲戒令兩種類型。

（4）任免令。任免令用于國家行政領(lǐng)導機關(guān)及領(lǐng)導人宣布人員任免。全文由標題、正文、發(fā)布人署名和日期構(gòu)成，寫法和內(nèi)容都較簡單，標題不寫事由，只寫明文種和發(fā)布機關(guān)或發(fā)布人姓名及職務。正文先寫根據(jù)，再寫被任命或被免人的名字及職務。如果被任命或被免的人員只有一位，可接著寫下去，不必另起行。此類命令，可任免一人時使用，也可任免數(shù)人時使用。需要注意的是，沒有權(quán)力使用這類命令的機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位，常以任免性“決定”“通知”“批復”等文種形式代替。

二、決定

1. 概念

決定是國家行政機關(guān)對重要事項做出決策和部署，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級機關(guān)不適當?shù)臎Q定事項時使用的一種公文。決定是一種具有法規(guī)性和指令性的下行文，一經(jīng)發(fā)布，必須照辦，具有權(quán)威性和約束力。

2. 種類

決定可分為指揮性決定和知照性決定。指揮性決定用來對某些事項進行決策或做出規(guī)定性安排，要求受文單位嚴格貫徹執(zhí)行。知照性決定只起告知作用，讓下級機關(guān)了解情況。

三、意見

1. 概念

意見是對重要問題提出見解和處理辦法時使用的公文。意見可以是上行文、平行文，也可以是下行文。意見的行文關(guān)系多樣；作用多樣，有的近于計劃，有的近于工作通知，有的近于建議報告；效力靈活，下行文可帶指示性，但不是強制規(guī)定，上行文、平行文則不具有約束力。

2. 種類

意見可分為建議性意見、質(zhì)疑性意見和工作性意見3類。

（1）建議性意見用于向上級或平級機關(guān)提出建議。

（2）質(zhì)疑性意見用于向同級或下屬單位提出不同看法。

（3）工作性意見用于向下級機關(guān)布置、安排工作，提出工作措施和要求。

寫作指南

一、命令（令）的寫作格式

1. 標題

命令（令）的標題有3種構(gòu)成形式。

（1）由發(fā)令機關(guān)名稱+主要內(nèi)容+文種構(gòu)成，如《中華人民共和國國務院關(guān)于發(fā)行新版人民幣的命令》。

（2）由發(fā)令機關(guān)名稱或發(fā)令人身份+文種組成，如《鄭州市人民政府令》《中華人民共和國主席令》。

（3）由主要內(nèi)容+文種組成，如《向全國進軍的命令》。這種形式應用較少。

2. 正文

這里著重介紹行政令正文的寫法。

行政令的正文按照公文的常規(guī)格式進行書寫，由開頭、主體、結(jié)尾3部分組成。

開頭部分主要寫發(fā)布命令的原因、根據(jù)、目的、意義等。開頭部分原則上不宜過長，但有時因原因復雜、意義重大，也可以用較多文字表述。

主體部分是全文的核心，主要寫命令事項，也就是要求受命者做些什么、怎么做、做到何種程度等。這部分內(nèi)容復雜，層次較多，一般都需要分條表述，以便眉目清楚。

結(jié)尾部分，主要用來寫執(zhí)行要求。如由何單位負責執(zhí)行、從何時起開始執(zhí)行等。這部分內(nèi)容單純，篇幅短小。

二、決定和意見的寫作格式

決定和意見的寫法大體相似，一般都由標題和正文兩部分組成。

1. 標題

決定和意見都采用完全式標題，由“發(fā)文機關(guān)+事由+文種”組成，要在標題下用括號標出做出決定和意見的日期。會議通過的決定要標明是由什么會議通過的。

2. 正文

決定和意見的正文包括開頭、主體和結(jié)尾3部分。開頭寫明發(fā)文背景、緣由，可以是決定的依據(jù)、意見的目的等。主體寫明具體事項，內(nèi)容較多時要分層次，逐條逐項具體說明。結(jié)尾使用慣用語，也有的不寫結(jié)語。

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