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現(xiàn)代秘書工作離不開(kāi)電話，電話作為聯(lián)系、溝通和表達(dá)感情的交際工具，已被人們普遍使用。正確地使用電話并掌握電話禮儀，將有助于與交往對(duì)象保持有效的聯(lián)系。普普通通的接打電話，實(shí)際上是在為通話者所在的單位、為通話者本人繪制一幅給人以深刻印象的電話形象。

2.秘書到達(dá)辦公室后的日常整理工作

在一般情況下，秘書至少要比領(lǐng)導(dǎo)提前15分鐘到達(dá)辦公室。提前到辦公室，主要是為領(lǐng)導(dǎo)整理辦公室，為領(lǐng)導(dǎo)辦公做好準(zhǔn)備工作。如果你每天在正式上班前有15分鐘左右以上的富余時(shí)間，那么，你的精神就會(huì)非常放松，心情舒暢。

秘書到達(dá)辦公室后的第一件事，就是對(duì)著鏡子迅速檢查自己的儀容儀表，如看一下頭發(fā)是否亂了，腳上的鞋子是否臟了等。在整理完領(lǐng)導(dǎo)的辦公室之后，如果時(shí)間還有富余，可以松弛一下自己的心情，坐在辦公桌前喝點(diǎn)咖啡或茶，順便上網(wǎng)瀏覽一下新聞或看看報(bào)紙。除了時(shí)政要聞，秘書要多關(guān)心本行業(yè)的新聞。如果發(fā)現(xiàn)有領(lǐng)導(dǎo)感興趣的報(bào)道，就下載打印或復(fù)印出來(lái)，待領(lǐng)導(dǎo)上班后拿給領(lǐng)導(dǎo)看。對(duì)于現(xiàn)代企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人來(lái)說(shuō)，在開(kāi)始繁忙的一天工作之前，了解當(dāng)天行業(yè)內(nèi)外的有關(guān)信息是非常重要的。

瀏覽完報(bào)紙和網(wǎng)上新聞之后，檢查一下有沒(méi)有昨天自己下班后送來(lái)的文件，再在頭腦中確認(rèn)領(lǐng)導(dǎo)今天的日程安排等。

不管是自己的辦公桌還是領(lǐng)導(dǎo)的辦公桌，如果辦公桌上雜亂無(wú)章，不僅影響工作效率，而且在工作上容易出差錯(cuò)，所以，秘書在平時(shí)就要注意整潔，盡量讓桌上放的東西有固定的位置，平時(shí)不用的東西一般不擺在桌面上，各個(gè)抽屜放什么東西應(yīng)有個(gè)大致的歸類，并養(yǎng)成每天下班之前收拾好辦公桌的習(xí)慣。特別是要注意對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的辦公桌進(jìn)行整理，防止泄漏機(jī)密。這些事看起來(lái)小，實(shí)際事關(guān)重大。

當(dāng)然，秘書的日常整理工作還包括以下許多細(xì)小的部分。

①打開(kāi)空調(diào)，調(diào)節(jié)溫度，并注意換氣。

②擦拭寫字臺(tái)、衣帽架等家具上面的灰塵。

③給領(lǐng)導(dǎo)削好鉛筆，補(bǔ)充好辦公用品，如別針、夾子等。如果鉛筆、鋼筆等在筆筒里擺放不規(guī)整，應(yīng)該把它們碼放好，并擺放在朝手這邊，以提高工作效率。

④定期給辦公室的花卉澆水。如果擺放的是鮮花，到一定的時(shí)候要請(qǐng)花木公司的人來(lái)更換。

⑤領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)辦公室后，應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的習(xí)慣或愛(ài)好，給領(lǐng)導(dǎo)沏茶或泡咖啡。

⑥把當(dāng)天早晨收到的報(bào)紙雜志和自己收集打印的要聞送交領(lǐng)導(dǎo)。如果上面有與本公司或本行業(yè)有關(guān)的重要信息，應(yīng)用紅筆在標(biāo)題下劃上波浪線，以提請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)注意。

⑦確認(rèn)紙簍里沒(méi)有剩余的垃圾。

⑧確認(rèn)鐘表和日歷是否指示正確。