秘書的許多日常工作難度系數(shù)并不是很高，所以做好秘書工作的關(guān)鍵在于細(xì)節(jié)，在穩(wěn)妥的前提下實(shí)現(xiàn)高效率。

3.秘書資料的保存與送發(fā)

秘書應(yīng)保存的資料大致可以分為兩種：一種是秘書部門共用的；一種是秘書個(gè)人專用的。這兩種資料在保存的時(shí)間、使用的范圍以及保存的方式上都有很大的不同。哪些資料歸個(gè)人專用，哪些資料屬大家共用，公司一般都有明確的規(guī)定。

（1）屬秘書部門共用的資料

①政府法律和公司內(nèi)的各種規(guī)章制度。公司一般都有自己的“文件保存年限規(guī)定”或“文件廢棄規(guī)定”。根據(jù)這些規(guī)章制度，分別確定各種資料的保存期為5年或10年。秘書必須妥善保存的文件有“公司股東大會(huì)章程”、“公司年度決算報(bào)告”等。這些文件一般要立卷存檔。

②各種規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)。如董事會(huì)規(guī)定、出差差旅費(fèi)規(guī)定、車輛管理規(guī)定、文書管理規(guī)定等。但是，每過一段時(shí)間公司就要對(duì)這些規(guī)定進(jìn)行修訂，因此，在保存這類文件時(shí)，應(yīng)注意及時(shí)更新?lián)Q舊。

③各種業(yè)務(wù)手冊(cè)，如國(guó)外出差指南、召開董事會(huì)程序等具體業(yè)務(wù)手冊(cè)。

（2）歸秘書個(gè)人專用的資料

①領(lǐng)導(dǎo)指示的記錄。對(duì)于秘書來說，如果事事都要等待領(lǐng)導(dǎo)的指示，那么，秘書的工作就相當(dāng)輕松簡(jiǎn)單。但是，對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)來說，如果這樣秘書就起不到助手的作用了。即使領(lǐng)導(dǎo)自己不忙，他也不會(huì)事事都給秘書作指示，除非一些特別重要的工作，領(lǐng)?會(huì)給秘書下達(dá)書面的命令以外，許多指示都是口頭的，而且這些口頭指示也不會(huì)是一字一眼，顯得那樣正經(jīng)，一般都是隨便說那么幾句，點(diǎn)到為止，其余的就讓秘書自己去理解和發(fā)揮。所以，秘書事后都應(yīng)把領(lǐng)導(dǎo)的指示記錄下來，到一定的時(shí)候讓他確認(rèn)一下。

②領(lǐng)導(dǎo)的資料。作為領(lǐng)導(dǎo)的專職秘書，要把領(lǐng)導(dǎo)的一些往來書信、報(bào)告原稿、談話記錄以及以領(lǐng)導(dǎo)名義簽發(fā)的指示和命令保存起來。還要保存領(lǐng)導(dǎo)目前處理工作所需的資料和業(yè)務(wù)問題的復(fù)印件。

另外，像領(lǐng)導(dǎo)的身份證、駕駛證等一定要有復(fù)印件備份，如果你上星期為領(lǐng)導(dǎo)買飛機(jī)票跟他要身份證?今天買機(jī)票又跟他要身份證，那?就會(huì)很不高興。

③秘書個(gè)人的資料。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的工作需要或當(dāng)前正關(guān)注的一些問題，秘書專門收集的雜志、剪報(bào)，還有一些日后也許用得著的資料。比如，領(lǐng)導(dǎo)與某證券公司老總有很深的私交，秘書就收集了對(duì)方的一些個(gè)人情況，如他的健康狀況、業(yè)余愛好、家庭成員等，這樣，即使將來自己調(diào)動(dòng)工作，新任秘書的工作也不會(huì)脫節(jié)。

同時(shí)，秘書每天都會(huì)收到許多寄給領(lǐng)導(dǎo)的材料（包括郵件）。是不是一收到材料就要馬上送給領(lǐng)導(dǎo)呢？不一定，一般是急件才需要立即送到領(lǐng)導(dǎo)辦公室。

如果送給領(lǐng)導(dǎo)的文件資?很多，就要分清輕重緩急，哪些東西應(yīng)立即送到領(lǐng)導(dǎo)的辦公室去，哪些東西可以先轉(zhuǎn)給有關(guān)部門傳閱，對(duì)于這些問題，都是憑秘書的經(jīng)驗(yàn)來判斷。

一般來說，傳真、電子郵件的內(nèi)容都比較急，因此，收到傳真、電子郵件后應(yīng)該立即送給領(lǐng)導(dǎo)；如果領(lǐng)導(dǎo)正在開會(huì)或者出差在外，也應(yīng)想方設(shè)法把它轉(zhuǎn)送到領(lǐng)導(dǎo)手中。

有些東西雖不像傳真、電子郵件的內(nèi)容那樣緊急，但秘書也不能拖延，比如，某分公司送來一個(gè)請(qǐng)示報(bào)告，請(qǐng)示將公司生產(chǎn)的飲料改變一下包裝式樣，以適應(yīng)消費(fèi)者求新的需要。對(duì)于這份請(qǐng)示報(bào)告，秘書應(yīng)趕緊送給領(lǐng)導(dǎo)批示，否則該分公司就?可能失去一部分市場(chǎng)，從而使整個(gè)?司的利益蒙受損失。

將給領(lǐng)導(dǎo)送材料的順序總結(jié)一下，應(yīng)該參照以下順序：

①電話留言、傳真、電子郵件、快遞、掛號(hào)信。

②私人信件。

③一般信函。

④公司內(nèi)部通知。

⑤雜志和樣本等。