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秘書應(yīng)把整個(gè)迎送活動(dòng)安排得熱情、周到、有條不紊，使客人有“賓至如歸”的感覺，絕不能出現(xiàn)冷淡、粗心或怠慢客人的情形。要知道，迎來送往的每一個(gè)細(xì)節(jié)都是體現(xiàn)我們形象的重要組成部分。

9.秘書如何擬定旅行計(jì)劃

公務(wù)旅行有不同的任務(wù)，如參加會(huì)議、實(shí)地考察、參觀訪問、業(yè)務(wù)洽談、簽訂合同等；時(shí)間也有長有短，有的一兩天，有的則長達(dá)數(shù)月。秘書在為領(lǐng)導(dǎo)作旅行安排時(shí)，必須向領(lǐng)導(dǎo)了解清楚本次旅行的目的、任務(wù)和要求，然后才能著手制定旅行計(jì)劃。所謂“磨刀不誤砍柴工”，這樣才會(huì)事半功倍。

擬定旅行計(jì)劃，就是為了保證公務(wù)旅行的順利。簡(jiǎn)而言之，就是要吃好、住好、休息好、工作好，使領(lǐng)導(dǎo)在有限的時(shí)間內(nèi)，有條不紊地高效率完成預(yù)定的任務(wù)。秘書應(yīng)力戒因旅行行程、工作計(jì)劃安排不妥而造成不良后果。一般說來，商業(yè)旅行計(jì)劃應(yīng)包括：目的地、時(shí)間、交通工具、住宿、備注等。

（1）目的地

領(lǐng)導(dǎo)本次出差的地點(diǎn)（包括中轉(zhuǎn)的地點(diǎn)）是哪里？一個(gè)或幾個(gè)？既可詳寫，也可略寫；還可寫上本次旅行過程中開展各項(xiàng)活動(dòng)的地點(diǎn)。

（2）時(shí)間

旅行出發(fā)、返回的時(shí)間，寫清某月、某日、星期幾，包括各個(gè)目的地的抵離時(shí)間和中轉(zhuǎn)時(shí)間；開展各項(xiàng)活動(dòng)的時(shí)間；就餐、休息的時(shí)間，等等。

（3）交通工具

出發(fā)、返回時(shí)使用哪種交通工具？途經(jīng)何地？以及沿途路線?等等。

（4）住宿

?　住宿地點(diǎn)、住宿時(shí)間以及要求、規(guī)格，等等。

（5）資料、物品攜帶

出差的活動(dòng)內(nèi)容，如訪問、洽談、參觀學(xué)習(xí)、會(huì)議宴會(huì)、娛樂活動(dòng)或參加某種儀式以及相關(guān)的談判合同、協(xié)議書、科技或產(chǎn)品資料、演講稿和與會(huì)國的指南，等等。

（6）備注

此外，還要注意各種事項(xiàng)，如抵達(dá)目的地需要中轉(zhuǎn)的中轉(zhuǎn)站或中轉(zhuǎn)機(jī)場(chǎng)名稱、休息時(shí)間、飛機(jī)起飛時(shí)間，以及某國家為旅客提供的特殊服務(wù)；在當(dāng)?shù)匦枰⒁獾囊恍╋L(fēng)俗習(xí)慣和禮儀，等等。