如果出差內(nèi)容較多，事務(wù)繁忙，秘書可以把以上計劃內(nèi)容制成工作時間表，這樣可一目了然，做到心中有數(shù)。

10.秘書如何安排旅?住宿

（1）住宿要求

安排什么樣的旅館，一般都要根據(jù)其個人的喜好和習(xí)慣來決定。有的喜歡住清靜優(yōu)雅的小旅館，不被人打擾；有的喜歡住富麗堂皇的高級飯店，這是一種身份的象征；有的喜歡住單人房間，單獨行動；有的則喜歡兩人合居一室，遇事有商量。

如果公務(wù)旅行的地方是第一次去，在那里有自己的子公司或事務(wù)所的話，就請他們?yōu)樽约郝?lián)系安排住處，這樣既省心又省力。如果沒有，可以請當(dāng)?shù)芈糜尾块T介紹，或者自己聯(lián)系正規(guī)、有信譽(yù)的旅館。

此外，聯(lián)系住宿時，還要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)在單位的級別和地位以及他所能享有的住宿條件來安排。

（2）?訂房間

秘書可以咨詢公司旅行部或外面的旅行社，他們會根據(jù)要求，幫助預(yù)訂旅館并提出建議。同時，還可以通過地圖和旅行手冊來獲取旅館的信息。如果領(lǐng)導(dǎo)不熟悉所往城市，也沒有指定旅館，就可以翻閱當(dāng)?shù)氐穆眯兄改希瑥闹羞x擇。根據(jù)旅行指南提供的聯(lián)系方式，與旅館直接聯(lián)系，得知旅館的確切方位、到機(jī)場的距離，以及收費標(biāo)準(zhǔn)、是否有打折等信息，這些初步調(diào)查可以為你的領(lǐng)導(dǎo)節(jié)省一筆開支。

公司旅行部或外面的旅行社可以幫秘書辦好旅館預(yù)訂，秘書還可以通過合適的軟件，利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)入旅行服務(wù)機(jī)構(gòu)。?些大型旅館有免費電話800，可?提供國內(nèi)的預(yù)訂服務(wù)；有些航空公司既提供飛機(jī)票預(yù)訂服務(wù)，也提供旅館預(yù)訂服務(wù)。秘書可以充分利用這些途徑。

進(jìn)行旅館預(yù)訂時，要向公司旅行部或外面的旅行社提供住宿者的姓名、抵達(dá)時間及大概的離開時間、什么樣的房間、有哪些特殊要求，如健身或運動設(shè)施，或者計算機(jī)和遠(yuǎn)程通信設(shè)施等。同時要注意以下幾點：

①保證預(yù)訂。如果預(yù)訂需要保證或者確定，要事先聲明，這樣旅館就會在第二天結(jié)賬之前一直把房間留著；如果想取消預(yù)訂，就要在旅館結(jié)賬之前打電話，索要一張取消號碼存檔，否則當(dāng)天晚上就得收費。

②結(jié)賬時間。詢?旅館的結(jié)賬時間，在領(lǐng)導(dǎo)旅行之前，把結(jié)賬時間寫在備忘錄里。如果是直接跟某個人聯(lián)系，則要弄清楚這個人的姓名和預(yù)訂號碼，以備需要時再聯(lián)系。

③房間位置。如果領(lǐng)導(dǎo)對房間有特殊要求，要根據(jù)他的要求來預(yù)訂，盡量不要訂一樓的房間。最好住在具有足夠安全保障的旅館，能夠提供代客泊車業(yè)務(wù)，鎖死插銷和電話號碼保密服務(wù)等。

④確認(rèn)預(yù)訂。一定要拿到確認(rèn)旅館預(yù)訂的傳真或其他書面形式的證明，把確認(rèn)信附在領(lǐng)導(dǎo)隨身攜帶的旅行計劃后面。這是一項很容易做到但是卻十分重要的工作。