溫馨地提示一句：在使用電腦一個小時之后，要休息5到10分鐘，不讓眼睛過度疲勞；同時要站起來活動一下筋骨，這樣才不至于因為姿勢不良而影響健康。這些提醒的重點都在于讓自己身體的器官和肌肉得到放松，使之不會因為長期在電腦前工作而造成病變。

7.秘書如何熟練使用傳真機

傳真機是企事業(yè)單位最常見的通信工具之一，具有方便、快捷、準確等優(yōu)點。熟練使用傳真機是一個現(xiàn)代秘書日常工作的一項基本技能。

下面我們以HP Officejet 4110傳真機為例，談一下傳真的發(fā)送與接收。

（1）傳真的發(fā)送

①自動發(fā)送傳真：如果您沒有連接電話機，可以直接通過面板按鍵發(fā)送傳真，前提是對方傳真機必須設(shè)為自動接聽狀態(tài)。

方法是：放好原件后，按前面板上的藍色<傳真>按鈕，液晶屏上出現(xiàn)“Fax Number”，這時通過一體機面板上的數(shù)字按鍵，輸入對方的傳真號碼（注意有些交換機需要用戶在電話號碼前加撥“9”或“0”），按機器<開始>區(qū)域中的<黑白>按鈕發(fā)出黑白傳真；或者點擊<彩色>按鈕發(fā)送彩色傳真（彩色傳真需要對方也是彩色傳真機方可實現(xiàn)）。

②手動發(fā)送傳真：如果您的一體機背部串有話機，把原稿放好，然后拿起話機上的聽筒，在電話機上（而不是一體機按鈕面板上）撥對方的傳真號碼（注意有些交換機需要用戶在電話號碼前加撥“9”或“0”）。跟對方通話時闡明自己是要發(fā)送一份傳真給他，之后可以用以下兩種方法發(fā)送傳真，如下：

A請告訴對方“我要先給您傳真信號，一會兒當您聽到話筒里面沒有聲音了，并伴隨著‘嘟——嘟——’的低聲后，再按你傳真機上的開始鍵來建立通訊即可?！睂Ψ矫靼啄挠靡夂?，您就可以按自己一體機上的<黑白>按鈕了，之后掛上話筒，觀察您的一體機液晶屏上會顯示“connecting”，之后是faxing page 1等，直到發(fā)送成功。

B先讓對方給您傳真信號，當在話筒中聽到刺耳的傳真音后，盡量在2秒鐘內(nèi)按一體機上的<黑白>按鈕發(fā)出黑色傳真，或者點擊<彩色>按鈕發(fā)送彩色傳真?？吹揭壕姘屣@示“connecting”以后，掛上聽筒，等待發(fā)送完畢。

（2）傳真的接收

①自動接收傳真：開機后，在就緒的時間狀態(tài)顯示下，按<設(shè)置鍵>，隨后按3，再按3，顯示的是自動應(yīng)答鈴聲數(shù)，您可以按左右箭頭鍵配合輸入鍵選擇。這樣您的一體機就會在您設(shè)置的鈴聲數(shù)后自動接收傳真。通常在傳真機無人值守的時候設(shè)為自動接收模式。

②手動接收傳真：注意手動接收傳真，必須提前在一體機背后串接電話機。由于這款一體機無自動接收按鈕設(shè)計，所以需要在菜單中修改值，您可以同樣按<設(shè)置>鍵，隨后按3，再按3，用左右箭頭配合輸入鍵，將之?顯示的值更改為No Answer。這樣設(shè)置后，有電話來電時，一體機就不會自動給應(yīng)答信號，而是一直響鈴，直到您拿起電話聽筒與對方通話。當?shù)弥獙Ψ绞且l(fā)送傳真給自己時，按<黑白>按鈕給出傳真信號，之后掛斷話筒等待接收和打印即可。對方聽到您給出的刺耳傳真信號后，也會按下他傳真機上“開始”按鈕，雙方就開始傳輸信號了。

發(fā)送傳真時，應(yīng)提前放置傳真原件，將有內(nèi)容的一面向里，標題朝下放入上面的進紙盒，并用滑動卡槽把原稿的兩邊固定好。這時液晶面板上就會在時間的下面出現(xiàn)“Original loaded”的提示。

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傳真機是一?自動化辦公設(shè)備，它可以提高秘書的辦事效率，既快捷又方便，熟練掌握它的使用方法，無疑會給辦公工作帶來極大的方便。