Google公司有一種健談分享的企業(yè)文化。我們每天都能收到同事發(fā)來(lái)的大量五花八門(mén)的電子郵件。要把這些郵件組織得井然有序，這是一件極其困難的事情。因此，Google公司的一位工程師提出了Gmail的想法，以此實(shí)現(xiàn)對(duì)公司內(nèi)部郵件的快速搜索。這位工程師開(kāi)發(fā)了一個(gè)基于Web技術(shù)的可搜索電子郵件系統(tǒng)的原型，在公司內(nèi)部流傳。其他的工程師很快發(fā)現(xiàn)了這個(gè)系統(tǒng)的價(jià)值，隨即開(kāi)始使用該系統(tǒng)，并為其添加功能。

時(shí)間不長(zhǎng)，各個(gè)部門(mén)的員工都用起了當(dāng)時(shí)叫做“Caribou”的Gmail系統(tǒng)。越來(lái)越多的Google公司工程師為這個(gè)郵件系統(tǒng)增加功能，直至我們明明白白地認(rèn)識(shí)到這個(gè)系統(tǒng)具有重要意義。因此，Gmail沖出Google，走向公眾。

2004年，Gmail登臺(tái)亮相，成為改變電子郵件局面的重大創(chuàng)新。在Gmail之前，大部分基于Web的電子郵箱提供的存儲(chǔ)容量最大只有10兆。這個(gè)數(shù)字可能聽(tīng)起來(lái)不?。ㄔ谀莻€(gè)時(shí)候的確如此），可對(duì)電子郵件而言，10兆的空間很快就會(huì)裝滿(mǎn)。尤其是在郵件中包含PDF、JPEG及MP3之類(lèi)大文件的時(shí)候，更是如此。因此，這個(gè)容量極限就意味著你得經(jīng)常刪除郵件，要么將其下載到計(jì)算機(jī)上，以此釋放郵箱空間。Gmail一出手就提供了當(dāng)時(shí)史無(wú)前例的高達(dá)1G字節(jié)的郵箱空間—Google公司還在繼續(xù)提高這個(gè)上限。（為了跟Gmail競(jìng)爭(zhēng)，其他的網(wǎng)絡(luò)郵件服務(wù)商被迫提高他們的郵箱存儲(chǔ)容量。）

使用Gmail，交流方式并不限于電子郵件，這也是我十分喜愛(ài)的特點(diǎn)。我可以用Gmail收發(fā)即時(shí)信息。如果對(duì)方同樣使用Gmail，你還能看到他當(dāng)前是否在線(xiàn)。因此，如果你要聯(lián)系的那個(gè)人也在線(xiàn)，就可以給他發(fā)一條即時(shí)信息，從而省去了郵件往復(fù)的麻煩。無(wú)論公事還是私事，這一功能都使得交流更加直接。

我也可以直接給別人的手機(jī)發(fā)送文本信息，而在Gmail郵箱中接收對(duì)方的回復(fù)信息。我所收發(fā)的即時(shí)信息和文本信息都成了自己可搜索Gmail文檔的組成部分。（守著計(jì)算機(jī)的時(shí)候，我都盡可能地使用Gmail發(fā)送即時(shí)信息和手機(jī)短信。在計(jì)算機(jī)上敲鍵輸入要比在iPhone手機(jī)的屏幕鍵盤(pán)上快得多。）使用Gmail也可以進(jìn)行視頻交談。除了感覺(jué)很好之外，視頻交談也是一種信息更豐富的交流形式，因?yàn)槟悴粌H能夠聽(tīng)到對(duì)方說(shuō)什么，還能看到他們的反應(yīng)。關(guān)鍵在于，我所做的這一切都是通過(guò)Gmail郵箱中的同一個(gè)網(wǎng)頁(yè)實(shí)現(xiàn)的。

Gmail之所以成為一項(xiàng)重大創(chuàng)新，還有一個(gè)原因：它采用了一種與眾不同的郵件組織方式，在我看來(lái)，這也是一種更加切實(shí)可行的辦法—這個(gè)辦法跟人們耳熟能詳?shù)摹凹皶r(shí)清空郵箱”的信條背道而馳。很多人覺(jué)得郵箱保持清空狀態(tài)會(huì)讓他們有一種成就感。無(wú)獨(dú)有偶，一絲不亂的辦公桌會(huì)讓他們減少焦慮，從而更容易做到思路清晰。如果這種辦法對(duì)你有效，那很好！保持及時(shí)清空郵箱的習(xí)慣即可。但是，借助搜索功能，實(shí)現(xiàn)有序組織并非必須如此。把所有內(nèi)容都留在電子郵箱當(dāng)中，需要用時(shí)搜索一下就能解決問(wèn)題。

我發(fā)現(xiàn)后面這種辦法效率更高?？偸窍胫蹇锗]箱畢竟需要花費(fèi)更多的時(shí)間和精力。要清空Outlook郵箱中的郵件，要么徹底刪除（在我看來(lái)，這不是一個(gè)好主意），要么轉(zhuǎn)移到磁盤(pán)文件夾中。如果你每天收到的電子郵件數(shù)量不多，種類(lèi)有限，那把郵件放在文件夾里也沒(méi)有什么問(wèn)題。不幸的是，這個(gè)世界并不總是那么簡(jiǎn)單，也不是那么容易分類(lèi)。弄明白該把自己收到的某封電子郵件放在哪個(gè)文件夾里，不僅是一件費(fèi)時(shí)費(fèi)力的麻煩事，而且近乎不可能。假定你跟很多人一起合作完成一個(gè)項(xiàng)目，那你應(yīng)該為每個(gè)人建立一個(gè)保存電子郵件的文件夾吧？如果你為該項(xiàng)目列出了一個(gè)很長(zhǎng)的任務(wù)交付表，那你是不是又該為每一項(xiàng)交付任務(wù)建立一個(gè)文件夾呢？這里還有一個(gè)問(wèn)題：大多數(shù)電子郵件系統(tǒng)只允許你每次把一封郵件放在一個(gè)文件夾中。