有些人郵箱里的郵件始終不多，可能是迫不得已。在很多公司，企業(yè)郵箱里的郵件數量受到限制。采用Outlook/Exchange模式時，限制郵件數量是一種普遍現象，因為存儲系統(tǒng)費用較高。這就要求用戶定期刪除郵件，或者歸檔保存（把電子郵件變成彼此分離的壓縮形式的Outlook文件），從而為公司的郵件服務器釋放存儲空間—這是你必須采取的另一個步驟。

使用Gmail，你就不必擔心這些問題。在Gmail郵箱中，你用不著把郵件放置在任何一個文件夾中。事實上，Gmail甚至都沒有文件夾。相反，你可以把所有郵件都留在郵箱中。以后在你需要找到某封電子郵件的時候，直接在郵箱中搜索就可以。因為Gmail在網絡上保存了所有的電子郵件，所以你可以隨時隨地訪問它們。

類似于文件夾，Gmail郵箱中有標簽。從某種意義上說，標簽跟其他電子郵件系統(tǒng)中的文件夾差不多，只是這種實現辦法更好一些。我在Gmail郵箱中創(chuàng)建標簽，然后通過手動方式，也可以通過自動方式，將標簽實際應用于所有郵件。有了標簽技術，我可以給郵件分類，形象直觀地將其掃描成為附加特定標簽的文件，從而縮小電子郵件的搜索范圍。

下面簡要說明Gmail標簽的工作機制。假定我要找某封電子郵件當中跟本書有關的內容，我不需要確定一個關鍵詞來幫我搜索信息。我只需單擊在Gmail信箱中創(chuàng)建的“寫書資料”（Book Stuff）標簽，這個標簽就能自動應用到我跟合著作者吉姆及編輯塔莉亞之間的所有往來郵件。

在我點擊“寫書資料”標簽時，Gmail郵箱中所有加了這個標簽的郵件馬上就會排成一個列表，就像列隊等待長官檢閱的部隊一樣。沒有添加“寫書資料”標簽的所有郵件此時會自動過濾，不出現在視野之中，這樣我就只需關注加了“寫書資料”標簽的郵件即可。此后點擊“收件箱”鏈接，又能再次看到郵箱里的所有郵件，日期最近的郵件出現在最上邊。

Gmail最出眾的地方在于：跟大部分電子郵件系統(tǒng)不同，它并沒有一封郵件只能存放到一個文件夾中的限制，而是允許你給郵件添加多個標簽。這個功能讓我在存儲和組織電子郵件時有了很大的靈活性。例如，通過我在Gmail郵箱中設置的過濾器，大部分跟本書有關的郵件都會自動貼上“寫書資料”的標簽。（稍后我會解釋過濾器的設置及其與標簽的配合。）但我還可以繼續(xù)給那些郵件添加別的標簽。

我還有一個十分有用且頻頻使用的“待辦”（To Do）標簽。這個標簽應用于各種各樣的電子郵件—有些跟本書寫作有關，不過還有很多跟本書沒有關系。顯然，所有這些郵件標注了“待辦”這個共同標簽，意味著需要我做點什么。那么，當我想要快速查看一下跟本書有關的待辦事項的時候，我會在Gmail郵箱的搜索框中輸入如下內容：label：book stuff label：to do。（在Gmail中查找郵件的思路跟在Google搜索中的技巧一樣。）Gmail隨即過濾掉所有沒加“寫書資料”和“待辦”標簽的郵件，余下的郵件會自動生成一個跟本書有關的待辦事項列表。

把Gmail中的標簽看做不同文件夾的結合，可以使其發(fā)揮最佳作用。Gmail郵箱中的過濾器是一種規(guī)則，可以自動應用于電子郵件，比如來自吉姆和塔莉亞的郵件在接收時都會自動加上“寫書資料”的