一般來說，作為秘書，應(yīng)該了解領(lǐng)導(dǎo)對什么東西感興趣，對什么東西不感興趣。對于郵寄來的一些東西，如新雜志和樣本之類，只有在領(lǐng)導(dǎo)比較空閑的時候才能送給他看。如果是領(lǐng)導(dǎo)不感興趣和太浪費(fèi)時間的東西，就不要送給他。

4.秘書如何做好會議記錄

會議記錄是一種實(shí)用文體，是記載會議基本情況的文字材料，是日后工作中可供查考的憑證。它可以為檢查會議決議的貫徹執(zhí)行情況、整理會議紀(jì)要、下達(dá)與上報會議精神、分析研究與總結(jié)工作提供依據(jù)。它是會議情況的真實(shí)反映，通常是由負(fù)責(zé)記錄的人員（如秘書）對會議進(jìn)行情況及會上發(fā)言和決定事項進(jìn)行記載。

（1）會議記錄的要求

會議記錄要求準(zhǔn)確、真實(shí)、清楚、完整。記錄人員應(yīng)當(dāng)有高度的政治責(zé)任心，以?肅認(rèn)真的態(tài)度忠實(shí)記錄發(fā)言人的原意，重要的內(nèi)容應(yīng)記原話，不得任意取舍增刪。會議的主要情況、發(fā)言的主要內(nèi)容和意見，必須記錄完整，不要遺漏。記錄字體力求清晰易認(rèn)，不要過于潦草，不要使用自造的簡稱或文字。

（2）會議記錄的格式

①會議組織情況：要寫明會議名稱、屆數(shù)或次數(shù)、時間、地點(diǎn)、出席人、列席人、缺席人（包括缺席原因）、主持人、記錄人等。

②會議內(nèi)容：由會議議程、議題、討論過程、發(fā)言內(nèi)容、決定事項等組成。會議記錄的結(jié)尾沒有固有程式，以“散會”、“結(jié)束”、“完”等均可。

（3）會議記?使用的工具

會議記錄可?用統(tǒng)一制發(fā)的會議記錄本或記錄紙,使用灌注有黑或藍(lán)墨水的鋼筆。

（4）會議記錄的技巧

一般說來，有四條：一快、二要、三省、四代。

一快，即書寫運(yùn)筆要快，記得快。字要寫得小一些、輕一點(diǎn)，多寫連筆字。要順著肘、手的自然趨勢，斜一點(diǎn)寫。

二要，即擇要而記。就記錄一次會議來說，要圍繞會議議題、會議主持人和主要領(lǐng)導(dǎo)人發(fā)言的中心思想，與會者的不同意見或有爭議的問題、結(jié)論性意見、決定或決議等做記錄，就記錄一個人的發(fā)言來說，要記其發(fā)言要點(diǎn)、主要論據(jù)和結(jié)論，論證過程?以不記。就記一句話來說，要記這句話的中心詞，修飾語一般可以不記。要注意上下句子的連貫性、可讀性，一篇好的會議記錄應(yīng)當(dāng)可以獨(dú)立成篇。

三省，即在記錄中正確使用省略法。如使用簡稱、簡化詞語和統(tǒng)稱。省略詞語和句子中的附加成分，比如“但是”只記“但”，省略較長的成語、俗語、熟悉的詞組，句子的后半部分，畫一曲線代替，省略引文，記下起止句或起止詞即可，會后查補(bǔ)。

四代，即用較為簡便的寫法代替復(fù)雜的寫法。一可用姓代替全名；二可用筆畫少易寫的同音字代替筆畫多難寫的字；三可用一些數(shù)字和國際上通用的符號代文字；四可用漢語拼音代替生詞難字；五可用外語符號代替某些詞匯，等等。但在整理和印發(fā)會議記錄時，均應(yīng)按規(guī)范要求處理。