商務(wù)會(huì)議與洽談是最常見的商務(wù)活動(dòng)，在這一過程中會(huì)應(yīng)用到所有的商務(wù)禮儀，如會(huì)面、拜訪、溝通、商務(wù)著裝等。在這一部分，我們將闡述參與會(huì)議和洽談時(shí)最重要的禮儀知識(shí)，包括座次禮儀、會(huì)議禮儀、溝通與談判禮儀以及最重要的商務(wù)儀式——簽字禮儀中所涉及的規(guī)范。

座次禮儀  你的位置在哪里組織會(huì)議或進(jìn)行洽談時(shí)，次序的安排會(huì)影響到議事的莊嚴(yán)性，關(guān)系到發(fā)言次序，甚至影響到參會(huì)人員的心情。尤其對(duì)商務(wù)人士來講，應(yīng)該格外注意座次禮儀，明確自己的位置在哪里，這是職業(yè)素質(zhì)的表現(xiàn)，也是對(duì)商務(wù)伙伴的禮遇。

身份不同、位置不同參與不同的會(huì)議或洽談，我們的身份不盡相同。當(dāng)我們是主人時(shí)，應(yīng)以客人為尊，把客人安排在最優(yōu)越、最舒適的位置就座，而主人應(yīng)該處于能夠把握全局、有利于會(huì)議正常進(jìn)行的位置。

在團(tuán)隊(duì)中，我們對(duì)個(gè)人的位置應(yīng)該有清楚地判斷。商務(wù)活動(dòng)中，上下級(jí)關(guān)系永遠(yuǎn)排在第一位；其次是年齡，在相同的級(jí)別中以年長(zhǎng)的同事為先；再次是性別，在級(jí)別相同、年齡相仿的參會(huì)人員中，以女士?jī)?yōu)先。

判斷座次尊卑的基本原則尊左與尊右按照國際慣例，“以右為尊”是普遍適用的次序原則。

在我國，從古至今，“尊左”還是“尊右”不是一成不變的，有年代和地域的區(qū)別，至今仍存在爭(zhēng)議。因此，不能簡(jiǎn)單地認(rèn)為我國是“以左為尊”。在座次安排上，首先要看會(huì)議的性質(zhì)。政務(wù)會(huì)議、國企內(nèi)部的大型會(huì)議，一般仍然遵守“左為上”的原則；其他商務(wù)、社交、涉外活動(dòng)一般遵循“以右為尊”的國際慣例。

中間與兩邊中間的位置為上，兩邊為下。相比兩邊的位置，位于中間的人講話更能使兩邊的人都清楚地聽到，更便于與兩邊的人進(jìn)行交流。

前排與后排前排為上，后排為下?！扒啊笨偸桥c“領(lǐng)先”相關(guān)。在會(huì)議中前排適宜安排更重要的人士。

面門為上面門為上，背對(duì)門為下。面門的位置比背對(duì)門的位置更加優(yōu)越。

除了以上四項(xiàng)原則，針對(duì)不同的會(huì)場(chǎng)情況，還應(yīng)該以使會(huì)議合理、高效進(jìn)行為原則來判斷座位次序。

不同會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的座次分析長(zhǎng)方形會(huì)議桌這種會(huì)議桌適用于內(nèi)部會(huì)議或者雙邊談判的現(xiàn)場(chǎng)。進(jìn)行內(nèi)部會(huì)議時(shí)，職務(wù)最高的人應(yīng)該位于短矩形邊的一側(cè)，并且應(yīng)該面門而坐。進(jìn)行雙邊談判時(shí)，雙方可分別坐于桌子長(zhǎng)邊的兩側(cè)。各方職位最高者應(yīng)在己方居中的位置，職位排在第二位的人坐在他的右邊，第三位者坐左邊，依次排列（見圖示，圖中數(shù)字1、2、3依次表示身份重要性由高至低，下同）。

橢圓形會(huì)議桌適用于內(nèi)部會(huì)議，職務(wù)最高的人應(yīng)該位于橢圓形會(huì)議桌的一頭（見下圖）。

U字形會(huì)議桌適用于內(nèi)部會(huì)議。座次順序如圖所示。

圓形會(huì)議桌適用于回避座次概念的內(nèi)部會(huì)議或者多邊談判。圓桌會(huì)議刻意體現(xiàn)與會(huì)人員平等互利的原則，淡化了尊卑概念。

設(shè)有主席臺(tái)的會(huì)議桌內(nèi)部大型會(huì)議或者對(duì)外新聞發(fā)布會(huì)一般采用這樣的會(huì)議形式。主席臺(tái)座次排列為前排高于后排、中間高于兩邊、右邊高于左邊。主持人的位置可以在前排中間也可以在最右端，發(fā)言席在主席臺(tái)正前方或右前方。臺(tái)下與會(huì)人員與主席臺(tái)面對(duì)面，遵循同樣的座次原則（見下圖）。

特殊情況會(huì)見：官方或正式會(huì)見時(shí)，可以安排賓主并排而坐，客人坐在右側(cè)。主客隨行人員分別在兩側(cè)就坐，與賓主雙方呈U字形。

茶話會(huì)：茶話會(huì)一般不針對(duì)具體的商務(wù)事宜，主要以聯(lián)誼和溝通為目的，是商務(wù)色彩非常淡薄的一種會(huì)議形式。因此，茶話會(huì)可以不講究座次禮儀，以便于大家交流為主。在室內(nèi)，可以將椅子圍成一圈，或者直接采用圓形會(huì)議桌，大家隨意就座。在室外，座位可以隨意調(diào)整，營造舒適、自由的交流空間。

溫馨小貼士：

圓桌會(huì)議雖然回避了座次尊卑的問題，但是在入座時(shí)，按照國際慣例，各方與會(huì)人員應(yīng)該盡量同時(shí)入場(chǎng)。

與會(huì)時(shí)  你必須職業(yè)會(huì)前準(zhǔn)備充分做好會(huì)前準(zhǔn)備是有效參加會(huì)議的前提。開會(huì)之前應(yīng)該對(duì)會(huì)議主題和議程有充分的了解，準(zhǔn)備好參會(huì)的必備物品，并查詢相關(guān)資料以備自己發(fā)言之需。

會(huì)議著裝應(yīng)該整潔、得體，符合職業(yè)規(guī)范。參加會(huì)議是在眾人面前展示自己，任何服裝和舉止的優(yōu)缺點(diǎn)都會(huì)被放大，應(yīng)該格外注意。

如果你將在會(huì)議上發(fā)言，應(yīng)該提前檢查所需的視聽設(shè)備和演示文件。

準(zhǔn)備好自己的名片，方便提前與會(huì)上新的商務(wù)伙伴進(jìn)行交流。

會(huì)議簽到參加會(huì)議時(shí)最好在會(huì)議開始前5~10分鐘到達(dá)，太早或太晚都有損于你的職業(yè)形象。

到達(dá)會(huì)場(chǎng)后，如果主辦方預(yù)備了會(huì)議簽到簿，應(yīng)該首先去填寫自己的信息，了解會(huì)議是否有臨時(shí)改變的事項(xiàng)。

進(jìn)入會(huì)場(chǎng)后找到自己的位置就座，公文包等物品應(yīng)該放在自己身后或者腳邊的地上，外套不要搭在椅背上，可以自然折疊好放在身后。此時(shí)，可以將會(huì)議需要的物品放在桌子上，或者翻閱主辦方為自己準(zhǔn)備的會(huì)議資料。對(duì)其他與會(huì)者，應(yīng)以友善、自然的態(tài)度進(jìn)行接觸。必要時(shí)可以進(jìn)行自我介紹，并進(jìn)行簡(jiǎn)單的交談。

將手機(jī)調(diào)整到震動(dòng)或者關(guān)閉狀態(tài)，在會(huì)議禮儀中是非常重要的。

會(huì)議進(jìn)程中參加會(huì)議應(yīng)該做筆錄，認(rèn)真記下會(huì)議內(nèi)容，對(duì)自己工作至關(guān)重要的內(nèi)容應(yīng)該詳細(xì)記錄，如果需要用錄音筆，應(yīng)事先征得主辦方的同意。

會(huì)議中應(yīng)該認(rèn)真參與，在適當(dāng)時(shí)機(jī)發(fā)表評(píng)論。在他人發(fā)言的過程中如果有沒有聽清楚的地方，可以在對(duì)方發(fā)言結(jié)束時(shí)大膽提出，及時(shí)提問不但能表示你的認(rèn)真和敬業(yè)，還能避免因似懂非懂而給以后的工作埋下伏筆，出現(xiàn)失誤。敢于提問而不加掩飾也是一種勇氣和智慧。

自己發(fā)言時(shí)一定要鎮(zhèn)定、大方，思路清晰，語言流暢。如果與會(huì)人員中有人提出與自己截然相反的觀點(diǎn)，應(yīng)該允許他人發(fā)表自己的意見，即便有爭(zhēng)論，“對(duì)事不對(duì)人”是最好的把握原則。在發(fā)言中，若自己代表的是一個(gè)團(tuán)隊(duì)，在措辭上應(yīng)突出“我們”而不是“我”，你對(duì)團(tuán)隊(duì)的重視和榮譽(yù)感會(huì)使對(duì)方更加尊重你，贏來更多的欣賞和潛在機(jī)會(huì)。發(fā)言時(shí)，手勢(shì)及體態(tài)語應(yīng)該盡量少，過多的體態(tài)語會(huì)破壞自己穩(wěn)重、干練的職業(yè)形象。

會(huì)議中，不要胡亂涂鴉、做小動(dòng)作，也應(yīng)避免任何小聲的交頭接耳。與旁邊的人竊竊私語是對(duì)發(fā)言人和主辦方嚴(yán)重的不尊重，更絲毫沒有職業(yè)形象可言。

如果主辦方準(zhǔn)備的飲品是瓶裝礦泉水，并且在旁邊準(zhǔn)備了水杯，應(yīng)該把水倒入杯中飲用，直接飲用瓶裝水是對(duì)主辦方的不信任，有失尊重。

會(huì)議結(jié)束會(huì)議結(jié)束后應(yīng)該按順序離場(chǎng)，不要急于離開，在商務(wù)場(chǎng)合不應(yīng)有任何匆忙的舉動(dòng)。會(huì)議資料應(yīng)全部帶走，不要因?yàn)閭€(gè)別資料似乎沒有用就留在現(xiàn)場(chǎng)。與主辦方人員道別時(shí)應(yīng)該表示感謝。

溫馨小貼士：

可以利用會(huì)前的時(shí)間與周圍的工作人員略做寒暄，如果不是公司內(nèi)部會(huì)議，可以借此機(jī)會(huì)遞出名片，多認(rèn)識(shí)幾位同行以便交流。

商務(wù)溝通  SOFTEN原則與清晰表達(dá)商務(wù)溝通與洽談是人們交換商務(wù)信息、獲取商務(wù)機(jī)會(huì)必不可少的環(huán)節(jié)。掌握高效溝通的禮儀與技巧才能在各種商務(wù)場(chǎng)合應(yīng)對(duì)自如，增強(qiáng)自己的職業(yè)競(jìng)爭(zhēng)能力。